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北汽福田汽車股份有限公司傳真系統(tǒng)平臺效能評析

2005/07/27

1. 傳真"拓敏化"的需求點--福田焦點關(guān)注



• 管理問題：
  　　【集團總部】對于機構(gòu)龐大的福田來說，提升企業(yè)的管理能力和管理水平
  是增強福田市場競爭力的關(guān)鍵所在。諾大的福田集團事業(yè)群間如何整合、共享各自資源，如何協(xié)同配合抓住市場商機、如何不斷提高企業(yè)的市場執(zhí)行力，這是集團總部高度關(guān)注的焦點所在。而只有實現(xiàn)企業(yè)管理的信息化，才能解決這些難題，于是就有了OA項目、郵件系統(tǒng)項目等等眾多企業(yè)信息化項目的在福田不斷上馬。作為企業(yè)工作重要內(nèi)容的傳真工作，一直以來都是信息化的死角，傳統(tǒng)的傳真機收發(fā)方式極大的浪費了資源，嚴重的阻礙著福田各個事業(yè)群甚至是各個科室間資源的共享受整合，更不利于企業(yè)整體把控和管理，如何擺脫這種陳舊的傳真操作和管理方式，清掃傳真工作死角就成為了福田關(guān)注焦點中的焦點了。


　　【營銷公司】對于實力強大的福田營銷公司來說，傳真固然消耗了很多資金，但是傳真機環(huán)境下最痛心疾首的的難題并非來源于此，而是在于傳真的傳統(tǒng)管理方式嚴重的阻礙了公司業(yè)務(wù)的開展。福田營銷公司的工作性質(zhì)決定了其傳真量無論是收還是發(fā)都異常龐大，所收和發(fā)的傳真又基本需要建立傳真檔案，隨時調(diào)取查閱，已應(yīng)對業(yè)務(wù)開展的各項要求。然而傳統(tǒng)傳真機的環(huán)境下，每份傳真都要人工接收、打印分發(fā)，再以紙張形式分類建檔，所以重要傳真資料往往面對巨大的遺失風(fēng)險。巨大的傳真量下傳真資料建檔、存檔實非易事，更何況隨用隨取，難上加難，這就嚴重影響了公司業(yè)務(wù)的發(fā)展，所以解決傳真的管理問題就勢在必行了。


• 費用問題：
  　　【集團總部】福田總部每天的傳真接收量尤其巨大，達到700次每天，再加上發(fā)送的傳真，福田總部的傳真工作壓力可想而知。如此巨大的傳真總量下。不算服役總部的18臺傳真機的購置費用，就只是一年下來消耗的紙墨耗材費用，要是能省下來就足可以讓福田去干些更有價值的事情了。
  
  　　【懷柔車廠】每天400頁左右的傳真量（以發(fā)為主），用傳真機的情況下，每年的紙墨耗材費用相當(dāng)可觀，全廠14臺傳真機的維修費用更是難以預(yù)算，這無論對于企業(yè)節(jié)約資金做大做強來說，還是對廠方信息部門的考核來說都是必要控制和改善的。



• 維修問題：

　　在北汽福田的集團總部、營銷公司和懷柔車廠都存在著傳真相關(guān)的維修難題。傳真機故障頻頻，福田員工反映不斷。傳真機維修需要售后服務(wù)專人到場進行，耗時費力。售后服務(wù)人員有限，間或不能按要求時間到位維修，又或故障原因難查，無法及時修復(fù)�？傊�，傳真相關(guān)的維修難題嚴重影響著福田員工開展工作、影響工作熱情、這種騷擾必須排除。



2. 北汽福田傳真的更多問題--拓敏專業(yè)分析



• 線路分散：在北汽福田有限公司服役的傳真機總量巨大。這些傳真機分布在不同辦公區(qū)不同辦公樓里的不同辦公室內(nèi)，傳真線路異常分散，一旦發(fā)生線路故障就很難檢修。如果當(dāng)某條電話線出現(xiàn)斷裂，則往往只能重新布線，這種情況下與之連接的傳真機將無法工作，給傳真文件帶來極大的不便。



• 存發(fā)統(tǒng)計：傳統(tǒng)傳真機環(huán)境下，福田的管理在三個方面呈現(xiàn)出分散難管的狀態(tài)。首先是傳真收發(fā)的分散不可控問題，一般來說，傳真都是發(fā)送給指定的人的，而在傳統(tǒng)傳真機環(huán)境下，這就要求接收人必須要有在傳真機前等待的時間，這對于重視效率的企業(yè)來說，該是一種嚴重的資源浪費；另一方面還可能導(dǎo)致企業(yè)信息安全出現(xiàn)紕漏，比如一封具有保密內(nèi)容的傳真文件，如果接收人不在傳真機旁，泄密的風(fēng)險就隨之加大了；第二個是存檔和查詢的問題，傳真機環(huán)境下懷柔車廠的重要傳真都在各個部門內(nèi)直接以紙張形式存檔，廠領(lǐng)導(dǎo)決策部門和存檔部門本身查詢、調(diào)閱都是比較費力的事情，且有很大的重要傳真資料遺失風(fēng)險； 第三個是費用統(tǒng)計難題，在傳統(tǒng)傳真機環(huán)境下，傳真所要消耗的各項費用項目必須經(jīng)過員工定期的統(tǒng)計上報完成，費用人工的同時，數(shù)據(jù)統(tǒng)計的準確度也是沒有足夠的保證的。


3. 滿足需求、解決問題的拓敏方案--完美實用



• 拓敏傳真統(tǒng)系功能應(yīng)用

a) 語音提示：系統(tǒng)自動播放語音提示，引導(dǎo)傳真成功收發(fā)。
b) 傳真日志：系統(tǒng)自動記錄傳真收發(fā)詳細信息，迅速查詢、調(diào)閱。
c) 系統(tǒng)報表：系統(tǒng)統(tǒng)計并按福田公司需求生成報表，自動控制和管理。
d) 信息回執(zhí)：系統(tǒng)提示傳真是否發(fā)送成功、提示接收到新傳真。
e) I P傳真：通過IP網(wǎng)絡(luò)或IP電話來發(fā)送國內(nèi)國際傳真。
f) 查看轉(zhuǎn)發(fā)：通過客戶端查看傳真文件并發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給其他的人。
g) 傳真信箱：傳真自動分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。
h) 自動重發(fā)：對方占線、線路質(zhì)量導(dǎo)致的失敗傳真自動重新發(fā)送。
i) 傳真群發(fā)：一次操作將相同內(nèi)容的傳真發(fā)給多個不同的號碼。
j) 定時發(fā)送：系統(tǒng)按設(shè)定時間自動發(fā)送傳真。
k) Win發(fā)送：從office等辦公軟件環(huán)境中直接發(fā)送所編輯的文檔。
l) 格式轉(zhuǎn)換：發(fā)送的文件自動轉(zhuǎn)換成標(biāo)準傳真格式的TIFF文件。
m) 拓敏IP-link: 傳真在企業(yè)不同地區(qū)的機構(gòu)間Inter網(wǎng)收發(fā)，免除電話費用。


• 方案滿足首要需求

　　拓敏傳真系統(tǒng)在保證傳統(tǒng)傳真所有功能的基礎(chǔ)上，同時滿足了北汽福田從集團總部到懷柔車廠再到營銷公司的整個企業(yè)體系對以往傳真系統(tǒng)不足的變革要求。

　　管理問題：系統(tǒng)自動分類存檔已收發(fā)傳真，按要求生成統(tǒng)計報表，"IP-link"實現(xiàn)企業(yè)信息資源的整合和共享，實現(xiàn)了企業(yè)傳真工作的信息化管理。
　　費用問題：電腦取代傳真機，傳真不用紙墨耗材，傳真從此擺脫了費用方面的難題。
　　維修問題：拓敏技術(shù)部遠程即時維護，擺脫傳真機故障維修困擾，保證系統(tǒng)穩(wěn)定運行。


• 方案解決其他問題

　　線路分散：以懷柔汽車廠為例，其采用的是8線的傳真改造方案來實現(xiàn)拓敏傳真系統(tǒng)的上述諸項功能的，這就意味著企業(yè)內(nèi)網(wǎng)服務(wù)器的傳真卡一端與8條電話線相連，另一端連接企業(yè)內(nèi)各部門的每一臺電腦上，線路集中于企業(yè)服務(wù)器上，便于檢修和維護，即使有傳真線路損壞的情況，系統(tǒng)也會自動通過其他線路完成收發(fā)，保證工作在隨時隨地、各種情況下順利進行。

　　存發(fā)統(tǒng)計：實現(xiàn)傳真"拓敏"化后，北汽福田的傳真實現(xiàn)了系統(tǒng)自動定向分發(fā)，每個人都有自己的傳真信箱，每份傳真直接進入目的地傳真信箱，更直接、更準確、更高效、更保密；系統(tǒng)自動保存?zhèn)浞菟�收發(fā)過的傳真，按照福田的要求分類形成傳真電子文檔，隨時隨地調(diào)取查閱；按福田的要求形成各種統(tǒng)計報表，精確統(tǒng)計包括收發(fā)量、目的地、傳真費用等在內(nèi)的各項指標(biāo)。



4. 北汽福田傳真系統(tǒng)改造的最亮點"拓敏I P-link"

　　2005年7月，隨著北汽福田懷柔汽車廠"拓敏"傳真系統(tǒng)的安裝完畢，福田的主體構(gòu)架基本上完成了傳真系統(tǒng)的信息化和現(xiàn)代化。目前在福田服役的這套系統(tǒng)正穩(wěn)定運行，迅速地回收投入資本、并且極大的提高了北汽福田整體系的工作效率。特別要提出的是，作為諸案中的經(jīng)典案例，本案實是有其值得大書特書的一部分的，目前國內(nèi)拓敏獨有的"IP-link"功能在福田的應(yīng)用,就是本案中最為耀眼的大手筆了。

　　"拓敏IP-link"，是指在福田集團總部、福田營銷公司和福田懷柔汽車廠各自內(nèi)網(wǎng)的服務(wù)器中分別安裝載有"IP-link"功能的"拓敏傳真系統(tǒng)"后，總部、營銷公司和懷柔車廠間的傳真收發(fā)不再走電話線，而是完全通過Inter網(wǎng)實現(xiàn)，這一方面使傳真的電話費用降為"零"，另一方面也提高了福田對整個事業(yè)群的整體把控能力。簡言之，"IP-link"就是在企業(yè)位于不同地區(qū)的機構(gòu)間實現(xiàn)傳真"高效率"和"零費用"的全新傳真方式。

三：北汽福田評拓敏

　　沒用前覺得這套系統(tǒng)不好評估，對于具體能帶來什么樣的經(jīng)濟效益心里沒底，嘗試性的開始了解這套系統(tǒng)后，發(fā)現(xiàn)了她的好處，慢慢的就把這個項目實施起來了。之所以上這套系統(tǒng)，主要是出于考慮到能提高福田的管理能力。從功能上講，通過不斷的升級和功能擴充，這套系統(tǒng)基本已經(jīng)成熟了。

　　從實施項目開始，就覺得這個公司做事比較扎實，這我真是有感而發(fā)的。我們做過大大小小無數(shù)的項目，從供貨商的角度上說，當(dāng)然是參差不齊，我想這跟他門的管理思路有關(guān)，跟管理人也有關(guān)系。包括前期安裝拓敏系統(tǒng)的時候盛輝（拓敏老總）也過來了，一起去測試板卡去解決問題�？陀^的講，拓敏的工作和服務(wù)是做的非常不錯的，系統(tǒng)優(yōu)化啊、出了問題遠程的解決啊，一直都在跟進，拓敏的售后一直是沒有脫節(jié)的。第一次合作后，盡管我們沒有承諾要繼續(xù)購置產(chǎn)品，但是后繼的工作做的還是非常扎實的，這是比較客觀的。

　　目前，系統(tǒng)本身從使用情況來看是沒有大的問題的，零星的小問題通過及時的溝通也給拓敏及時的解決掉了。

北汽福田綜合管理部 網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用科
--葉濤（科長、項目負責(zé)人）

2005年7月

Eicon公司供稿 CTI論壇編輯