傳真服務(wù)器E化寶鋼國際
2003/09/22
上海寶鋼國際經(jīng)濟(jì)貿(mào)易有限公司（簡(jiǎn)稱寶鋼國際）是寶鋼集團(tuán)的全資子公司，他們的目標(biāo)是在3-5年內(nèi)成長(zhǎng)為在國內(nèi)市場(chǎng)有領(lǐng)導(dǎo)地位并具有國際競(jìng)爭(zhēng)力的現(xiàn)代貿(mào)易流通企業(yè)。隨著企業(yè)信息化的開展，寶鋼國際網(wǎng)絡(luò)建設(shè)逐漸完善。以前公司辦公使用的是傳統(tǒng)的傳真收發(fā)模式，即每個(gè)部門各有一部傳真機(jī)，員工自行收發(fā)，這樣做的結(jié)果是傳真件不易保存、查找不方便、資源浪費(fèi)較大。針對(duì)這種情況，寶鋼國際想到將先進(jìn)的科技產(chǎn)品與傳統(tǒng)的傳真方式進(jìn)行結(jié)合，經(jīng)過對(duì)市場(chǎng)上幾家公司產(chǎn)品比較，最后，寶鋼國際決定采用武漢漢元軟件有限公司的萬發(fā)傳真服務(wù)器。
寶鋼國際現(xiàn)在收取傳真是將現(xiàn)有各部門傳真機(jī)直線號(hào)碼作為各部門傳真總機(jī)號(hào)碼。部門內(nèi)傳真機(jī)將作為分機(jī)接入傳真服務(wù)器并為它分配相應(yīng)分機(jī)號(hào)碼，此號(hào)碼為虛擬號(hào)碼，在傳真服務(wù)器端通過Web方式設(shè)置。為方便記憶，可設(shè)置為與電話分機(jī)號(hào)相同或類似。部門內(nèi)所有需要建立電子傳真檔案的員工在傳真服務(wù)器上開設(shè)賬戶，即分配虛擬傳真分機(jī)號(hào)。這樣員工可以通過Web方式登錄到傳真服務(wù)器上收取傳真（類似于E-mail用戶Web方式收取郵件）。在外部客戶撥入部門傳真總機(jī)時(shí)會(huì)有語音提示：請(qǐng)輸入傳真分機(jī)號(hào)。員工輸入相應(yīng)分機(jī)號(hào)碼后傳真信息存入傳真服務(wù)器中的個(gè)人目錄，本人及權(quán)限管理中允許的人都可以通過Web方式看到此條傳真內(nèi)容。
在外部客戶還不知道部門內(nèi)員工傳真分機(jī)號(hào)的過渡階段，由于各部門沿用原傳真直線電話號(hào)碼作為傳真總機(jī)，外部客戶撥入的依然是原來的傳真直線號(hào)碼。在系統(tǒng)語音提示時(shí)他可以選擇不輸入傳真分機(jī)號(hào)或者直接按電話上某個(gè)特定鍵，系統(tǒng)還是會(huì)將此傳真信息通過部門內(nèi)傳真機(jī)輸出，完全不影響業(yè)務(wù)的正常開展。待客戶了解了每個(gè)員工的傳真分機(jī)號(hào)碼后，他再選擇將傳真信息發(fā)到相關(guān)人員的電子賬號(hào)中去。
大部分傳真的發(fā)送可以在傳真服務(wù)器端通過Web方式進(jìn)行，即可以將傳真內(nèi)容當(dāng)作附件發(fā)送，類似于E-mail用戶以Web方式發(fā)送郵件，大量電子文檔不再需要打印出來后再從傳真機(jī)上發(fā)送，這樣就節(jié)省了時(shí)間和紙張。對(duì)于少數(shù)工程圖紙等沒有電子文檔的情況，可以通過現(xiàn)有傳真機(jī)完成資料的發(fā)送。
在傳真服務(wù)器上有自己賬號(hào)的用戶不僅可以通過瀏覽器方式登錄傳真服務(wù)器收發(fā)傳真，同時(shí)可以建立一對(duì)一的郵件通道，即在傳真服務(wù)器端通過瀏覽器方式建立傳真分機(jī)號(hào)與個(gè)人電子郵件的對(duì)應(yīng)關(guān)系，使用者在收到傳真時(shí)不僅在傳真服務(wù)器上存儲(chǔ)此傳真信息，同時(shí)將信息拷貝一份發(fā)送到個(gè)人電子郵件。如果發(fā)送到外網(wǎng)電子郵件中，員工在外地出差時(shí)就可通過收取郵件方式讀傳真，也可遠(yuǎn)程登錄到傳真服務(wù)器上讀傳真。
對(duì)于現(xiàn)在所使用的傳真機(jī)可以統(tǒng)一管理，所有傳真機(jī)會(huì)作為分機(jī)接入傳真服務(wù)器，外線撥入時(shí)輸入分配給傳真機(jī)的分機(jī)號(hào)碼，傳真信息在服務(wù)器端存檔后從傳真機(jī)上輸出。要從傳真機(jī)上發(fā)送傳真，必須在傳真機(jī)上以賬號(hào)信息+電話號(hào)碼的方式發(fā)送（為了計(jì)費(fèi)功能的需要），相應(yīng)的內(nèi)容也會(huì)在服務(wù)器端存檔后發(fā)出，提高了辦公效率、節(jié)省了辦公資源。
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