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關(guān)于E-mail的兩難選擇

2004/09/17

　　關(guān)于電子郵件，一種令人震驚的觀點(diǎn)認(rèn)為: 電子郵件在病毒和垃圾郵件的雙重打擊下死期將至。而另一派學(xué)說則認(rèn)為: 盡管電子郵件正面臨各種各樣的麻煩，但根本沒有快死的跡象，相反，在實(shí)施災(zāi)難恢復(fù)時(shí)，大多數(shù)用戶都希望最先恢復(fù)電子郵件系統(tǒng)。

　　事實(shí)上，電子郵件未來可能介于這兩種極端之間，與即時(shí)通信、Web會(huì)議等一起成為內(nèi)容更為廣泛的協(xié)作套件，同時(shí)與語音郵件、聊天等功能結(jié)合組成桌面“活動(dòng)中心”，并逐漸退居幕后。

　　面對(duì)這種趨勢(shì)，企業(yè)在完善電子郵件應(yīng)用的過程中不免要面對(duì)許多選擇: 是購(gòu)買一體化的整體解決方案還是采用多廠商策略逐項(xiàng)購(gòu)買；是外包管理電子郵件還是由自己全權(quán)負(fù)責(zé)；面對(duì)新產(chǎn)品，該及時(shí)跟進(jìn)還是等待觀望……

“一體化”還是“多廠商”？

　　消息軟件已經(jīng)變得如此關(guān)鍵，以致于我們很難想像，如果沒有了消息軟件，許多商業(yè)功能是否能夠繼續(xù)存在下去。問題是，您會(huì)選擇怎樣的采購(gòu)模式，是從一家廠商采購(gòu)一體化的消息/協(xié)作套件，還是從多個(gè)廠商分別購(gòu)買電子郵件和協(xié)作產(chǎn)品呢？

　　業(yè)界分析師和IT經(jīng)理們對(duì)兩種戰(zhàn)略都有著不同的觀點(diǎn)，要么贊成，要么反對(duì)。但是，從事實(shí)來看，有較多的企業(yè)更傾向于選擇套件方案。對(duì)于多數(shù)軟件實(shí)施來說，通常各公司中有些會(huì)選擇一體化的套件，有些則會(huì)獨(dú)立選用各種組件中最好的產(chǎn)品，兩種選擇方式差不多是各占半壁江山。但是，F(xiàn)orrester Research公司的分析師Nate Root指出，對(duì)于消息和協(xié)作應(yīng)用來說，有70%至80%的用戶都更鐘情于套件。

　　人們對(duì)套件的青睞在很大程度上是受市場(chǎng)增長(zhǎng)的影響。一些最大的廠商，如IBM和微軟公司目前占所有市場(chǎng)份額的三分之二，而且客戶也對(duì)他們的產(chǎn)品相當(dāng)滿意。因此這些廠商能夠很容易地從客戶那里賺到數(shù)十萬美元。

　　協(xié)作套件的另一個(gè)賣點(diǎn)就是“集成一切”。單獨(dú)的產(chǎn)品在結(jié)合使用時(shí)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些不兼容的問題，而且常常需要在集成過程中對(duì)代碼進(jìn)行定制修改。Root說：“今天，像身份管理、企業(yè)目錄和安全策略這樣的功能都是產(chǎn)品的最重要的特性。所以客戶希望能夠從一個(gè)集中管理的平臺(tái)上獲得這些服務(wù)，而且所有的東西都應(yīng)當(dāng)是現(xiàn)成的�！边@樣的平臺(tái)可以確保只有授權(quán)用戶才可以訪問諸如電子郵件和即時(shí)消息等應(yīng)用。

一體化方案適合大型用戶

　　明尼蘇達(dá)人壽保險(xiǎn)公司（Minnesota Life Insurance）直到差不多四年前還在使用Lotus Notes和Microsoft Exchange雙平臺(tái)環(huán)境。該公司副總裁兼CIO Jean Delaney Nelson 說:“后來公司決定對(duì)Notes的電子郵件和協(xié)作特性實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化改造�！钡牵赋�，要想從Exchange移植出來并非易事。許多員工已經(jīng)習(xí)慣某些系統(tǒng)，而Exchange的用戶也很不愿意改用其他系統(tǒng)。她說：“我們沒辦法在最終用戶之中達(dá)成共識(shí)，因此在標(biāo)準(zhǔn)化過程中遇到了巨大的阻力�！�

　　明尼蘇達(dá)人壽保險(xiǎn)公司最大的決策因素之一就是要使電子郵件的記錄更容易保留，這主要是為了符合某些法規(guī)的要求，如健康保險(xiǎn)移植性和可說明性法案。Nelson指出，僅就一個(gè)電子郵件系統(tǒng)來說，可以從三家廠商中進(jìn)行選擇。但如果要從兩個(gè)電子郵件平臺(tái)上存檔，很可能會(huì)使整體的成本大幅度上升。

　　為了改善通信的質(zhì)量，明尼蘇達(dá)人壽保險(xiǎn)公司還需要對(duì)消息系統(tǒng)進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化。在換裝新系統(tǒng)之前，不同的部門使用的電子郵件系統(tǒng)也是不同的。她說：“過去在在使用即時(shí)消息進(jìn)行交流時(shí)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)格式無法識(shí)別的問題�，F(xiàn)在，由于我們都使用同一個(gè)平臺(tái)，所有的消息都是以可以理解的格式在系統(tǒng)中傳輸?shù)模R(shí)別問題也就迎刃而解。”

　　Nelson還指出，現(xiàn)在，通過共享數(shù)據(jù)庫中的信息，我們可以更容易地在商業(yè)項(xiàng)目上進(jìn)行協(xié)作。她說：“我們?cè)陧?xiàng)目和協(xié)作采購(gòu)方面廣泛使用了這類軟件，而且效果良好�！痹趽Q用新系統(tǒng)之前，保險(xiǎn)業(yè)務(wù)員根本不可能利用自己的電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行跨部門的項(xiàng)目信息共享，例如產(chǎn)品開發(fā)和從其他公司采購(gòu)產(chǎn)品線。

　　明尼蘇達(dá)人壽還發(fā)現(xiàn)，使用單一平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)更高的性價(jià)比。目前，該公司只需要一個(gè)支持團(tuán)隊(duì)就可以解決系統(tǒng)中的所有問題，而在過去可能要為每個(gè)平臺(tái)環(huán)境配備一個(gè)團(tuán)隊(duì)。Nelson 說，由于該公司目前擁有2600個(gè)Notes用戶，通過電子郵件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化，公司每年可以節(jié)省約100萬美元的成本。節(jié)省成本的主要途徑是減少支持人員、減少停機(jī)時(shí)間和其他多種因素。

　　大約在一年半以前，費(fèi)城的Temple大學(xué)也對(duì)其電子郵件和即時(shí)消息的硬件和軟件進(jìn)行了合并。該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)和信息服務(wù)的副總裁Timothy O'Rourke說，這所大學(xué)曾經(jīng)運(yùn)行過11種不同的電子郵件系統(tǒng)，包括一種基于Unix的應(yīng)用、Exchange和Novell公司的GroupWise等。不同的學(xué)院和管理部門通常都使用各自的電子郵件系統(tǒng)。

　　當(dāng)O'Rourke于2002年9月就任Temple大學(xué)的這一職位時(shí)，這所大學(xué)正在尋求另一種電子郵件系統(tǒng)。他決定在單一電子郵件系統(tǒng)上投資，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)電子郵件的集中管理、垃圾郵件過濾、共享式日歷安排，以及整個(gè)機(jī)構(gòu)的全面協(xié)作。

　　Temple最終選擇的是Mirapoint公司的消息平臺(tái)，其中包括所有的通信組件。O'Rourke說：“新平臺(tái)為公司帶來了許多好處，其中最主要的就是可靠性大為提高。過去，用戶最多的抱怨就是電子郵件經(jīng)常中斷服務(wù)，或者即時(shí)消息無法發(fā)送和接收。新平臺(tái)則很好地解決了這些問題。”

　　和明尼蘇達(dá)人壽一樣，Temple大學(xué)也從更高效的支持上受益良多，學(xué)校的成本也隨之大幅度降低，包括重新安置三個(gè)全置支持人員所節(jié)省的成本。一旦電子郵件或其他組件發(fā)生任何問題，這所大學(xué)只需向一家廠商尋求支持即可，而在過去，恐怕要同時(shí)找到好幾家廠商的支持人員才有可能解決問題。

　　但是，O'Rourke認(rèn)為，套件也有其固有的缺點(diǎn)。一些功能，如協(xié)作和共享日歷，比起那些專用的產(chǎn)品來說，系統(tǒng)的強(qiáng)健性要差得多。但O'Rourke也指出：“Temple大學(xué)的45000個(gè)用戶中多數(shù)只需要即時(shí)消息和簡(jiǎn)單的日歷功能。事實(shí)證明這是一種非常出色的即時(shí)消息系統(tǒng)，但用戶仍然可以有效地使用它的群組件部分。”

多廠商戰(zhàn)略對(duì)小企業(yè)更有意義

　　Root認(rèn)為，套件可以提供足夠的組件，但每個(gè)組件并不一定是最好的。他說：“和許多全方位的套件一樣，您投入大量資金獲得的是許多非常好的產(chǎn)品組件，但不一定是最好的服務(wù)�！� Root說，例如套件中內(nèi)建的一些即時(shí)消息特性從性能上來說無法與獨(dú)立的即時(shí)消息產(chǎn)品相媲美，尤其是在企業(yè)防火墻以外與多個(gè)即時(shí)消息客戶端通信時(shí)，套件的劣勢(shì)更為明顯。他說：“大型套件通常都非常忠實(shí)于自己的品牌，而且都忽視一個(gè)基本的事實(shí)——其他公司會(huì)使用不同的即時(shí)消息軟件。”

　　Eric Goldfarb是專業(yè)金融服務(wù)企業(yè)PRG-Schultz International的CIO，他曾經(jīng)在企業(yè)中使用過所有這兩種方法，并發(fā)現(xiàn)它們各有自身的優(yōu)勢(shì)。這家總部設(shè)在亞特蘭大的金融服務(wù)企業(yè)擁有3200名員工，因此該公司使用套件更有意義，因?yàn)樘准邆涓蟮臄U(kuò)展能力，而且對(duì)于大型企業(yè)而言具備更高的性價(jià)比。目前，PRG使用Lotus Notes作為其標(biāo)準(zhǔn)的即時(shí)消息和協(xié)作軟件。

　　但是，Goldfarb認(rèn)為，多廠商戰(zhàn)略對(duì)于中小型企業(yè)可能具有更大的意義。在他擔(dān)任IT教育及培訓(xùn)機(jī)構(gòu)Global Knowledge公司的CIO期間，這家擁有1500名員工的企業(yè)使用的是一種組合式的方式，即使用Exchange實(shí)施電子郵件應(yīng)用，而使用其他多個(gè)廠商的產(chǎn)品來實(shí)現(xiàn)日歷和文檔共享。

　　Goldfarb說：“我們把各種解決方案組成在一起并形成了一個(gè)總體的協(xié)作解決方案包，而且它的工作效果相當(dāng)令人滿意�！彼赋�，由于這些組件都是針對(duì)特定任務(wù)的，所以它們可以提供比套件更強(qiáng)大的專業(yè)功能。例如，獨(dú)立廠商的文檔管理產(chǎn)品可以提供更為詳細(xì)的記錄管理情況，比多數(shù)套件都要理想得多。

　　然而，Goldfarb還指出，對(duì)于大型企業(yè)而言，多廠商解決方案可能會(huì)導(dǎo)致成本的大幅增加。 Root也認(rèn)為，購(gòu)買單個(gè)應(yīng)用可能是解決中小企業(yè)需求的最佳方法。他說：“小型企業(yè)通常都不需要大型平臺(tái)的多數(shù)高級(jí)特性。許多小型企業(yè)甚至不使用在線群組日程安排和日歷功能。多數(shù)內(nèi)建于Linux或其他開放源代碼平臺(tái)的公眾即時(shí)消息服務(wù)和電子郵件功能已經(jīng)能夠很好地滿足小型企業(yè)的需求�！保ㄈ鹄蚓幾g）

電子郵件要不要外包？

　　主機(jī)托管式電子郵件市場(chǎng)并沒有像業(yè)界期望的那樣出現(xiàn)飛速的增長(zhǎng)，許多IT經(jīng)理都認(rèn)為電子郵件仍是一種極為重要的通信方式，絕對(duì)不希望通過外包的方式來獲取服務(wù)。

　　要想知道企業(yè)能否將電子郵件外包出去，對(duì)于多數(shù)企業(yè)來說，都必須首先確定電子郵件對(duì)企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)到底有多重要。時(shí)代（Time）公司是總部設(shè)在紐約的著名雜志出版企業(yè)。該公司負(fù)責(zé)桌面業(yè)務(wù)和消息服務(wù)的高級(jí)主管Aggie Cutrone說：“我們要向全球的用戶發(fā)送新聞和信息。所有的事情都必須迅速完成，因?yàn)槲覀冇袛?shù)十種雜志，每種雜志都有自己的最后發(fā)行期限，而且雜志的產(chǎn)品周期也不盡相同。差不多每天我們都要與遍布全世界的人保持聯(lián)系。” Cutrone說，時(shí)代公司從來沒有想過要將電子郵件交給外部廠商，因?yàn)檫@部分功能非常關(guān)鍵，公司的運(yùn)作和全球14000名電子郵件用戶的通信都要依靠它。為了確保電子郵件隨時(shí)可用，公司會(huì)繼續(xù)自己來經(jīng)營(yíng)這些關(guān)鍵的系統(tǒng)。

　　IDC的專業(yè)分析師Robert Mahowald指出，這一點(diǎn)也不稀奇。事實(shí)上，客戶在過去幾年中一直沒有接納電子郵件外包的思想，這與廠商的期望大相徑庭。他說，對(duì)于一些客戶來說，就連主機(jī)托管式的電子郵件都“不可能保證隱私和管理上的安全。” 例如提供主機(jī)托管Exchange電子郵件服務(wù)的微軟公司的認(rèn)證伙伴數(shù)量正在不斷減少。Mahowald說，在2000年，全世界有30家這類認(rèn)證伙伴，而到了2001年，剩下的伙伴數(shù)量只有11家，今天也就還有7家。Mahowald指出，這部分的市場(chǎng)沒有取得大的發(fā)展，主要是因?yàn)椤耙恍┐蠊靖揪筒幌嘈胚@種模式，而且集成的過程太困難”。

控制最關(guān)鍵的部分

　　Cutrone說，兩年前，當(dāng)時(shí)代公司準(zhǔn)備將電子郵件系統(tǒng)從CC Mail移植到Exchange 2000和Outlook上時(shí)，陳舊的設(shè)備被全部替換掉，整個(gè)系統(tǒng)的性能得到了巨大的提升。但是因?yàn)殡娮余]件本身具有極為關(guān)鍵的地位，新系統(tǒng)的運(yùn)營(yíng)仍然在公司內(nèi)部維護(hù)，主要是保證系統(tǒng)的管理和控制。

　　她說自己并不反對(duì)外包。事實(shí)上，時(shí)代公司確實(shí)將一些應(yīng)用外包了出去，但這些決策是針對(duì)單個(gè)系統(tǒng)的。Cutrone說：“對(duì)于我們來說，外包電子郵件根本連想都沒有想過。這并不是意味著我們沒有考慮過外包，我只對(duì)那些有意義的部分實(shí)施外包�！�

　　但是Delphi Group的分析師Hadley Reynolds說，人人都希望對(duì)電子郵件保持嚴(yán)格的控制，但這與外包并不沖突。他認(rèn)為：“問題的關(guān)鍵不在于人們?cè)谀膫�(gè)物理地點(diǎn)處理電子郵件，最重要的是制訂適當(dāng)?shù)牟呗��！敝灰呗缘卯?dāng)，電子郵件主機(jī)服務(wù)商同樣能夠保證對(duì)電子郵件的嚴(yán)格控制。他說：“電子郵件在哪兒根本無所謂。真正需要重視的是服務(wù)水平協(xié)議和外包管理協(xié)議。技術(shù)部署問題其實(shí)是最不重要的問題�！�

　　David Ferris是Ferris Research公司的分析師，他認(rèn)為通常使用外包方式的都是一些小型企業(yè)。它們喜歡用這種方式將復(fù)雜的管理密集型電子郵件系統(tǒng)交給別人來管理，自己則可以輕裝上陣。Ferris說：“較大的企業(yè)不喜歡外包電子郵件服務(wù)，尤其是這些系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)至關(guān)重要時(shí)，企業(yè)不想放棄自己對(duì)電子郵件系統(tǒng)的直接監(jiān)視權(quán)�！彼J(rèn)為，另外的一些原因主要是技術(shù)方面的，例如Exchange要求在企業(yè)外設(shè)置高數(shù)據(jù)速率的服務(wù)器，這必然會(huì)導(dǎo)致成本和復(fù)雜性的上升。

不同的選擇

　　其實(shí)，選擇外包電子郵件服務(wù)的企業(yè)也是大有人在，其中一家就是馬里蘭州Bethesda市的囊腫性纖維化基金會(huì)（CFF）。這家機(jī)構(gòu)是一個(gè)非贏利性的組織，在全國(guó)范圍內(nèi)支持超過115個(gè)囊腫性纖維化照料中心。CFF在幾年前就將其電子郵件功能外包給了其他公司，因?yàn)橛迷摍C(jī)構(gòu)CIO Greg August的話來說，基金會(huì)內(nèi)部的IT部門根本就是一片“廢墟”。

　　CFF擁有約650個(gè)電子郵件賬戶，但這些用戶分布在大約80個(gè)辦公場(chǎng)所和約200家醫(yī)院中，這使得基金會(huì)的電子郵件基礎(chǔ)設(shè)施變得異常復(fù)雜。August說，他的前任“因?yàn)閷?duì)內(nèi)部的IT人員缺乏信心”，所以將電子郵件系統(tǒng)外包給了安那波利斯市的USinternetworking公司。雖然這一安排在初期表現(xiàn)出了非常理想的效果，但隨著內(nèi)部IT人員水平的改進(jìn)以及外包成本的不斷增加，August準(zhǔn)備在18個(gè)月后繼訂合同時(shí)重新考慮是否繼續(xù)外包策略。他說：“目前的情況已經(jīng)與當(dāng)年完全不同了。我們很有可能會(huì)將電子郵件系統(tǒng)的管理完全收回來。”

　　Mahowald認(rèn)為，對(duì)于許多公司來說，在公司內(nèi)部保持對(duì)電子郵件的控制比外包出去更有吸引力。如果公司擁有多個(gè)辦公地點(diǎn)，而且用戶人數(shù)超過了5000，那么“外包電子郵件服務(wù)完全可以不予考慮”。他說：“如果真的那樣做了，您會(huì)發(fā)現(xiàn)，外包只會(huì)帶來更多的頭痛和麻煩�！钡仓赋觯瑢�(duì)于小型企業(yè)“絕對(duì)可以試一試”。

鏈 接

即時(shí)消息/協(xié)作產(chǎn)品集錦

　　以下是一些主要廠商的消息/協(xié)作軟件套件，評(píng)價(jià)材料來自Forrester Research公司2004年3月的市場(chǎng)分析報(bào)告。

　　IBM Lotus Notes及Domino 6.5.1。 最新版的Lotus協(xié)作平臺(tái)提供集成的群組件、Web會(huì)議、即時(shí)通信和文檔管理功能。該軟件還包括IBM Lotus Team Workplace，可以向?qū)I(yè)小組協(xié)作數(shù)據(jù)庫提供Web和Notes界面，并支持文檔共享、論壇式討論和工作流程。IBM Lotus Domino Document Management支持更多的高級(jí)特性，如核對(duì)、校驗(yàn)和版本控制。

　　該系統(tǒng)的單CPU部署授權(quán)價(jià)格為6224美元，支持10個(gè)用戶，且每增加一個(gè)用戶加收276美元。如要支持1000個(gè)用戶和10個(gè)CPU，系統(tǒng)的整體定價(jià)為30萬美元。

　　微軟公司的Windows Server System和Office System 2003。該產(chǎn)品的主要組件包括Exchange Server 2003，用于企業(yè)電子郵件、時(shí)間安排和任務(wù)管理；Live Communications Server 2003和Windows Messenger用于企業(yè)即時(shí)消息；Microsoft Office Live Meeting用于Web會(huì)議、應(yīng)用共享和聊天；還有Microsoft Office SharePoint Portal Server 2003，用于基于社區(qū)的協(xié)作、文檔管理和共享，還有論壇式討論。Outlook客戶端可為用戶提供在線或離線電子郵件、時(shí)間安排和任務(wù)界面。

　　該產(chǎn)品的最低授權(quán)價(jià)格為每年2.835萬美元，支持單服務(wù)器架構(gòu)和10個(gè)用戶。如果要在具備容錯(cuò)能力的服務(wù)器上為100個(gè)用戶部署該系統(tǒng)，總成本將高達(dá)10萬美元。

　　Novell的GroupWise 6.5。該產(chǎn)品提供電子郵件和時(shí)間安排能力，包括復(fù)雜的消息過濾和在線訪問，以及名為Novell GroupWise Messenger的即時(shí)消息組件。其他組件包括客戶端內(nèi)的基本的文檔管理和時(shí)間安排，社區(qū)協(xié)作能力，以及Novell Virtual Office可提供基于瀏覽器的協(xié)作工具，如文檔共享、論壇式討論和委派管理。該產(chǎn)品中還包含一個(gè)客戶端提示程序，稱為GroupWise Notify，用于監(jiān)視收到的電子郵件和日歷事件。

　　這一產(chǎn)品的價(jià)格為12.1127萬美元，包括一份單用戶GroupWise 6.5授權(quán)、一份Novell eDirectory 8.7.3用戶授權(quán)、一份Novell exteNd Enterprise Suite CPU授權(quán)和一份Novell NetWare 6.5用戶授權(quán)。

　　甲骨文公司的Collaboration Suite Release 2。該產(chǎn)品可通過內(nèi)建的Web提供基本的企業(yè)電子郵件特性、Web會(huì)議、語音和傳真集成，以及基本的群組件特性，但不支持即時(shí)通信。甲骨文的這一產(chǎn)品沒有電子郵件客戶端，因此多數(shù)客戶必須使用微軟的Outlook作為電子郵件前端。OCS運(yùn)行在Oracle 9i Application Server上，后者還包含Oracle 9iAS Portal。該門戶可提供許多特性，如文檔共享、委派管理和投票表決。Oracle Web Conferencing也與Collaboration Suite集成為一體，可提供Web會(huì)議能力，包括應(yīng)用共享、白板、演示廣播、投票和一體化聊天。

　　該套件的單用戶定價(jià)為60美元。

電子郵件的新面孔

電子郵件和CRM走向合并

　　Much Shelist Freed Denenberg Ament & Rubenstein PC是美國(guó)芝加哥的一家法律服務(wù)企業(yè)，這家擁有85名律師的企業(yè)正開始使用Interface軟件公司的InterAction CRM軟件。這種軟件與微軟公司的Outlook緊密集成在一起。例如，當(dāng)Outlook用戶收到一份電子郵件時(shí)，他可以點(diǎn)擊“聯(lián)系人是誰？”按鈕，如果CRM數(shù)據(jù)庫中有這位發(fā)送者的個(gè)人資料，這些信息就會(huì)顯示在郵件用戶在面前。Daniel L. Liutikas律師說，利用該系統(tǒng)，重要的電子郵件和文檔都可以通過一個(gè)活動(dòng)日志來訪問和組織，因此那些處理復(fù)雜案件的律師團(tuán)隊(duì)就可以知道“誰在與誰協(xié)作”。

電子郵件優(yōu)先級(jí)別報(bào)警服務(wù)

　　當(dāng)電子郵件服務(wù)器從一位高優(yōu)先級(jí)發(fā)送者，例如重要客戶那里接收到一條消息，該系統(tǒng)的自動(dòng)撥號(hào)程序就會(huì)立即呼叫一個(gè)指定的電話號(hào)碼。這一特性非常有用，因?yàn)橛行┤撕苌贂?huì)打開自己的電腦，但他們需要了解重要的電子郵件信息。

探測(cè)不需要的電子郵件特性

　　我們通常都希望電子郵件能夠快速投送，但該方案會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)延遲可疑郵件的投遞，并且在此期間對(duì)郵件信息中可能存在的病毒和垃圾信息進(jìn)行全面的檢測(cè)。

做不做新產(chǎn)品的先行者?

　　在升級(jí)的投資回報(bào)效果明確之前，許多CIO都不喜歡升級(jí)到廠商發(fā)布的最新版本電子郵件產(chǎn)品，而是使用滯后一兩代的產(chǎn)品。

　　有極少數(shù)的CIO會(huì)在廠商發(fā)布新版電子郵件之后立即升級(jí)。而有些則相反，喜歡繼續(xù)使用老版本的產(chǎn)品，直至廠商停止支持為止。但在多數(shù)情況下，許多CIO會(huì)像PRG-Schultz International公司的Eric Goldfarb一樣，選擇一種中間路線。

　　Goldfarb 所在的公司是一家資產(chǎn)達(dá)到3.76億美元的恢復(fù)審計(jì)公司，總部設(shè)在亞特蘭大。在決定將公司的電子郵件系統(tǒng)從Lotus Notes 5.0.3升級(jí)到6.5.1之前，Goldfarb編寫了一個(gè)有關(guān)升級(jí)的“十大理由”。他解釋說: “我要等所有問題都弄清楚之后才會(huì)做出決定。如果我要升級(jí)Domino應(yīng)用，我肯定要搞明白它到底能給我?guī)碓鯓拥耐顿Y回報(bào)。如果不斷升級(jí)，我就不可能得到理想的投資回報(bào)�！盙oldfarb預(yù)計(jì)在升級(jí)版本發(fā)布6個(gè)月后，新版本才會(huì)顯現(xiàn)出自己的優(yōu)勢(shì)，主要可以分為三個(gè)領(lǐng)域: 提高公司3200名員工的生產(chǎn)效率；解決困擾幫助桌面的軟件缺陷; 以及改善安全、存儲(chǔ)和存檔能力方面的管理特性。

　　Goldfarb的看法是相當(dāng)?shù)湫偷摹ＴS多CIO都認(rèn)為電子郵件升級(jí)是不可避免的，但并不是非常急迫的。根據(jù)Ferris Research公司的估計(jì)，在Notes用戶中，直到2003年底，仍然有75%的企業(yè)都在使用IBM Domino/Notes 5.x。至于微軟公司產(chǎn)品的用戶， Ferris的調(diào)查顯示到今年一月仍然有45%的企業(yè)在使用老版本，而有37%的受訪企業(yè)稱自己還在使用Exchange Server 5.5，有63%的企業(yè)在使用Exchange 2000，而使用Exchange 2003的企業(yè)只有35%。這些結(jié)果中包括多選答案，因?yàn)榇笃髽I(yè)通常都是多種環(huán)境混合使用的。

　　Ferris公司的分析師David Via說：“許多用戶都認(rèn)為，最新的兩個(gè)Microsoft和Lotus版本中并沒有包含什么特別的新特性，因此升級(jí)的必要性不大。因此許多用戶都直接從Exchange 5.5升級(jí)至2003，而且也有相當(dāng)一部分用戶從Notes 4升級(jí)至6�！� 根據(jù)他的估計(jì)，重大升級(jí)，如從Exchange 5.5升級(jí)至2000或2003，通常每位用戶的成本為100至175美元，而次要一些的升級(jí)，如從Exchange 2000升級(jí)至2003，每位用戶的成本也高達(dá)40至90美元。

　　Via 說，有一個(gè)因素使部分IT經(jīng)理非常擔(dān)心將Exchange 2000升級(jí)至2003，因?yàn)樾掳姹臼褂昧嘶顒?dòng)目錄（Active Directory）。這是一項(xiàng)重大的架構(gòu)變化。佛羅里達(dá)州Miami-Dade縣政府將在未來的18至24個(gè)月內(nèi)將其Exchange 5.5升級(jí)到2003，并且也將面臨同樣的問題。該縣首席技術(shù)官Ruben Lopez 說，由于需要將50個(gè)部門和15000名電子郵件用戶都轉(zhuǎn)換至活動(dòng)目錄上，整個(gè)實(shí)施過程將延長(zhǎng)好幾個(gè)月。

　　Nucleus Research 公司的分析師Shruti Yadav 認(rèn)為，導(dǎo)致升級(jí)推遲的另外一個(gè)因素就是經(jīng)濟(jì)問題。她說:“電子郵件程式必然會(huì)與其他IT項(xiàng)目爭(zhēng)奪資源�！�

　　但是，如果在升級(jí)的問題上等待時(shí)間太長(zhǎng)，同樣也會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目的成本和復(fù)雜性上升。專業(yè)市場(chǎng)研究企業(yè)Radicati Group 公司的首席執(zhí)行官Sara Radicati說: “等得越久，你要做的工作就越多。你可能發(fā)現(xiàn)，消息組件已經(jīng)過時(shí)，或者是網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)過時(shí)等問題�！�

　　Lee Lovig是一家擁有5000用戶的金融服務(wù)企業(yè)首席IT設(shè)計(jì)師，由于他的公司要與其他企業(yè)合并，因此公司決定將Lotus Notes升級(jí)至6.5版。但整個(gè)升級(jí)過程幾乎寸步難行，因?yàn)槌^一半的最終用戶仍然在使用Notes 4.5。Lovig說: “我們等得太久了。6.5版中包含了許多新的內(nèi)容，兩種客戶端存在許多巨大的差異，因此公司在用戶培訓(xùn)方面不得不花費(fèi)大量的時(shí)間和金錢�！�

　　一方面，你肯定不希望急于實(shí)施最新的版本，讓自己成為廠商最新技術(shù)的付費(fèi)測(cè)試者。在理想的狀況下，您應(yīng)當(dāng)?shù)却欢螘r(shí)間，并且確定新版本到底能夠帶來哪些優(yōu)勢(shì)和益處。這些優(yōu)勢(shì)可能包括提高用戶生產(chǎn)效率、減輕IT管理負(fù)擔(dān)或改善商業(yè)運(yùn)營(yíng)的新特性。

　　許多CIO都希望在避免不必要風(fēng)險(xiǎn)的前提下實(shí)現(xiàn)投資回報(bào)，這也就是為什么Goldfarb喜歡停留在應(yīng)用的產(chǎn)品周期中間階段上，既不是尖端，也不是末尾。Miami-Dade縣政府的技術(shù)支持經(jīng)理Robert Ashby也認(rèn)為：“我并不是喜歡落后，但至少應(yīng)該讓其他人先試試升級(jí)的效果，我才能做出決定�！�

　　Alan Boehme 是加利福尼亞州Best Software公司的首席技術(shù)官，過去也曾經(jīng)擔(dān)任過GE Power Systems的首席技術(shù)官。他也認(rèn)為不應(yīng)急于升級(jí)到最新版本。Boehme說，Best公司正在將其Exchange 5.5升級(jí)為2003，但計(jì)劃在未來的三年中一直使用2003，“直到我們看到Longhorn（下一代Windows操作系統(tǒng)）的具體表現(xiàn)再?zèng)Q定是否升級(jí)”。

　　在他看來，在電子郵件方面，幾乎不存在什么競(jìng)爭(zhēng)需求，因此也就沒有必要一定要使用最新的技術(shù)。Boehme認(rèn)為：“許多公司都在電子郵件上支出過度。相反，如果我們將電子郵件系統(tǒng)的好壞分成1至5的幾個(gè)評(píng)價(jià)點(diǎn)，若以5分為全世界最佳的電子郵件系統(tǒng)。你可以試問自己是否真的需要5。我認(rèn)為多數(shù)企業(yè)都會(huì)選擇3�！�


評(píng) 論

電子郵件壽終正寢？

　　您是否也遇上過這樣的事？有時(shí)，您通過電子方式向同事發(fā)送一份重要的文檔，但后來這位同事打電話給您，希望您用傳真方式再發(fā)一次，因?yàn)樗木W(wǎng)絡(luò)不再接受附件。這種浪費(fèi)時(shí)間的事情每天都在發(fā)生，而且情況正變得越來越嚴(yán)重。 那么——

　　相信大多數(shù)用戶都是病毒、蠕蟲、間諜軟件或惡意代碼的受害者，這些東西通過各種方式幾乎進(jìn)入了每個(gè)人的電腦。而且今天幾乎每個(gè)人收到的垃圾郵件數(shù)量都超過了有用的電子郵件數(shù)。基于PC的電子郵件正在迅速成為最不可靠、最不安全和最令人不愉快的通信方式。也許用不了多久，我們將會(huì)徹底拋棄這種技術(shù)。

　　目前，不僅僅是電子郵件變得越來越讓人心煩，企業(yè)管理電子郵件的成本也在節(jié)節(jié)攀升。大型企業(yè)的IT部門每年要花費(fèi)數(shù)百萬美元來管理傳入和傳出的電子郵件。反垃圾和反病毒程序和過濾器的價(jià)格并不便宜，而且需要不間斷的注冊(cè)服務(wù)支持才能對(duì)抗網(wǎng)絡(luò)中層出不窮的新型攻擊。有些公司甚至擔(dān)心自己會(huì)惹上有關(guān)性騷擾的法律訴訟和知識(shí)產(chǎn)權(quán)的丟失，因此在信息管理技術(shù)上投入巨大的資金，希望對(duì)每一封電子郵件的內(nèi)容實(shí)施嚴(yán)格的檢查。另外，各項(xiàng)法律法規(guī)也迫使企業(yè)在其大規(guī)模存儲(chǔ)系統(tǒng)上實(shí)施嚴(yán)密的信息生命周期管理工具，并對(duì)電子郵件進(jìn)行適當(dāng)?shù)拇鏅n。

　　除了購(gòu)買產(chǎn)品，企業(yè)還需要對(duì)IT人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們了解部署和管理這些管理工具的方法。當(dāng)然，企業(yè)也可以將一切都外包出去，但這樣做的代價(jià)會(huì)相當(dāng)高昂，而且企業(yè)永遠(yuǎn)都不知道郵件系統(tǒng)的安全性到底怎樣。

　　所有這些都是為了什么呢？難道是為了讓員工占用企業(yè)的帶寬去向自己的朋友發(fā)送SpongeBob的電影片段嗎？

　　那些所謂的現(xiàn)實(shí)主義者肯定會(huì)否定這些悲觀言論，在他們看來，盡管出現(xiàn)了這些問題，基于PC的電子郵件仍然是非常受歡迎的，要全盤拋棄是根本不可能的。那些在當(dāng)年用過Usenet的用戶肯定都清楚，即使是良好、有用的通信工具，如果充斥著小販、色情狂和Internet上的其他敗類，仍然有可能被拋棄。Usenet仍然存在，但它受歡迎的程度幾乎已經(jīng)為零。

　　所謂的現(xiàn)實(shí)主義者肯定會(huì)反唇相擊。他們認(rèn)為，電子郵件對(duì)于企業(yè)來說仍然是非常有用的，根本不可能拋棄。不過，對(duì)于IBM的Selectric和軟盤驅(qū)動(dòng)器，也有一些人會(huì)持相同的看法。對(duì)于任何技術(shù)而言，如果經(jīng)過成本利益評(píng)估認(rèn)為該技術(shù)已經(jīng)沒有存在的價(jià)值，那么它就應(yīng)當(dāng)被拋棄。而在不久的將來，基于PC的電子郵件也將被證明是弊大于利，那時(shí)它將會(huì)走向必然的消亡。

　　當(dāng)然，現(xiàn)實(shí)主義者會(huì)問，那又用什么來代替電子郵件呢？這一點(diǎn)值得思考，畢竟我們要找到一種新的技術(shù)來替代老的技術(shù)。

　　拿Selectric來說，鍵盤、監(jiān)視器、打印機(jī)、存儲(chǔ)介質(zhì)和PC主板組合在一起并取代了Selectric這種幽雅的機(jī)器。所以，基于PC的電子郵件也可能會(huì)被其他技術(shù)以這種方式取代。一系列的新工具將從現(xiàn)有手持設(shè)備，如Palm、BlackBerry和智能手機(jī)的基礎(chǔ)上發(fā)展起來。這些產(chǎn)品正在變得越來越強(qiáng)大，其功能也不僅僅限于收發(fā)信息。它們正在具備更清晰的屏幕和更好的輸入方法，如更大的鍵盤或擴(kuò)展鍵盤。

　　此外，這些設(shè)備上沒有像Windows這樣的下層操作系統(tǒng)壟斷，因此也就不會(huì)給那些反社會(huì)的程序員編寫病毒的機(jī)會(huì)。對(duì)于今天的手持設(shè)備用戶來說，垃圾郵件并不是什么大問題。當(dāng)PC電子郵件在未來的幾年中被逐步拋棄時(shí)，廠商將采用反垃圾標(biāo)準(zhǔn)，并針對(duì)垃圾郵件制造者采取法律行動(dòng)。通過這種方式，垃圾郵件也將走向消亡。

　　PC電子郵件的另一個(gè)掘墓人就是即時(shí)通信技術(shù)。即時(shí)通信用戶很少會(huì)受到侵?jǐn)_，因?yàn)樗麄兊南⒍紒碜宰约憾x的白名單用戶�，F(xiàn)有的許多跟蹤和管理工具也可以幫助企業(yè)和員工防止知識(shí)產(chǎn)權(quán)受竊，也可以阻止騷擾和危險(xiǎn)的附件。

　　當(dāng)然，目前還沒有什么完美的技術(shù)可以替代基于PC的電子郵件。但I(xiàn)BM的Selectric也沒有這樣的完美替代者。Selectric擁有世界上最大的鍵盤，二十五年來PC業(yè)一直無法與之媲美。但無論如何，我們找到了替代的方法，同樣的道理，基于PC的電子郵件也會(huì)以這種方式消失。

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