七步成詩--如何做好呼叫中心的年度規(guī)劃
松穎 2003/12/05
前幾天和沃爾瑪做財務(wù)管理的朋友聊天,說道很多工作都有"季節(jié)性"。比如她,每年的夏季很清閑,是公司的"培訓(xùn)季",有時間有精力去充電;但是從十一到現(xiàn)在幾乎沒有休息過,因為到了年底要做帳、要預(yù)算、要配合公司做年度規(guī)劃。對于我們做Call Center的人而言,這個季節(jié)性也很明顯。今年移動、聯(lián)通、電信的呼叫中心可能都有很深的體會,節(jié)假日現(xiàn)象帶來的話務(wù)高峰給客服工作帶來不小的壓力,特別是在最近的中秋節(jié)和國慶,話務(wù)猛增到幾乎超過了系統(tǒng)和人員能負(fù)荷的極限。歸其原因,這是電信營銷戰(zhàn)帶來的結(jié)果。在剛剛過去的10月,信息產(chǎn)業(yè)部公布,移動用戶超過了固話用戶,這是一個歷史性的時刻,也意味著明年的電信市場將展開新一輪的競賽,寡頭壟斷的局面將逐步發(fā)生變化。
優(yōu)秀項:目前已經(jīng)做到優(yōu)秀的項目
警覺項:急需解決的問題
旗幟項:在可獲得的資源下,會有突破性提升的重點工作
上升項:未來發(fā)展將會成為重點工作
五. 關(guān)鍵措施與風(fēng)險預(yù)計
根據(jù)年度重點工作及目標(biāo),我們就可以設(shè)計關(guān)鍵措施來使其實現(xiàn)。通常一項關(guān)鍵措施可以有助于幾個目標(biāo)的達(dá)成。如建立培訓(xùn)體系,可以使得在崗培訓(xùn)、上崗培訓(xùn)、多技能訓(xùn)練以及崗位技能達(dá)標(biāo)率有所提升,而體現(xiàn)在業(yè)務(wù)上的效果則是服務(wù)質(zhì)量的提升、呼出營銷收入增加和客戶挽留率提高。
總體來講,關(guān)鍵措施最好不要超過7項,如果太多了,反而分散了注意力,不能很好的執(zhí)行。在設(shè)計好關(guān)鍵措施之后,還要做的工作就是優(yōu)先排序,并預(yù)計權(quán)重。越是重要的工作,就越應(yīng)該投入精力、時間和金錢等資源來執(zhí)行。如果來年工作發(fā)生了變化,我們需要重新調(diào)整關(guān)鍵措施和權(quán)重,以適應(yīng)新情況。不過,通常前三位的關(guān)鍵措施是不變的。
當(dāng)然,每一個措施都有可能出現(xiàn)問題和風(fēng)險。比如培訓(xùn)體系建設(shè)需要充足的經(jīng)費、合格的培訓(xùn)人才、優(yōu)秀的培訓(xùn)供應(yīng)商以及相關(guān)部門的配合,否則難以保證效果?杉词惯@些都能實現(xiàn),培訓(xùn)的增加也會帶來人員更多的"話務(wù)外"工作,有可能對接通率或者工作飽和度產(chǎn)生影響。那么該如何控制、避免風(fēng)險呢?可以采取的做法之一是在人力資源預(yù)測和排班時考慮到"培訓(xùn)",預(yù)留時間。也有可能需要同時啟用另外幾個舉措才能規(guī)避風(fēng)險。
有經(jīng)驗的管理者都有體會,年度規(guī)劃對于全年的工作將產(chǎn)生決定性影響,因此在設(shè)計每一個關(guān)鍵措施的時候,多想想 "問題"和"風(fēng)險"是非常有好處的。表1是規(guī)劃關(guān)鍵措施的工具,將有助于我們思考的更加全面。
表1 關(guān)鍵措施計劃表
排序 | 關(guān)鍵措施 | 工作產(chǎn)出與衡量標(biāo)準(zhǔn) | 目標(biāo)權(quán)重 | 措施依據(jù) | 主要風(fēng)險 | 避免風(fēng)險舉措 |
1 | 分4批招聘100位新員工,滿足話務(wù)量增長的需要 | 接通率90% 上崗合格率80% 工作飽和度70% |
15% | 保持接通率,控制合理的工作飽和度, 上崗培訓(xùn)合格率 |
新員工比例過大可能對培訓(xùn)造成壓力,并且降低服務(wù)質(zhì)量 | 招聘內(nèi)部兼職培訓(xùn)導(dǎo)師;調(diào)整方式,加強(qiáng)對上崗合格率的考核;確保何時的管理人員配比,加強(qiáng)對員工的輔導(dǎo)和支持。 |
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六. 配置資源
剛剛設(shè)計好了關(guān)鍵措施,大家心理的感覺也許輕松很多,似乎有了這樣的規(guī)劃就已經(jīng)準(zhǔn)備好來年的"戰(zhàn)斗"了。其實不然! 記得最近從報紙上讀到一篇新聞,說的是神州五號的成功有賴于"糧草官"的卓越工作。誰是糧草官呢?就是負(fù)責(zé)后勤的工作人員。糧草是任何一場戰(zhàn)爭的"重要資源",沒有它,什么好的戰(zhàn)略戰(zhàn)術(shù)也不能實現(xiàn)。同樣,在呼叫中心,我們也要早早在年度規(guī)劃中合理預(yù)計需要配置的"資源",并且爭得
"糧草官們"的支持配合。
具體而言,資源包括哪些方面呢?人員、信息、預(yù)算、技術(shù)、培訓(xùn)以及相關(guān)部門的流程,都是呼叫中心需要的資源。
計算資源需要非常科學(xué)實用的方法,可以借鑒運(yùn)營管理(Operation Management)中的相關(guān)公式。我也會在以后的文章中詳細(xì)闡述。
在這里,我們先以崗位設(shè)計來舉例。經(jīng)常有呼叫中心主管把每個崗位的職責(zé)都設(shè)計的非常詳細(xì),包括了每天來做什么,說什么,錄入什么,甚至是打掃某區(qū)域衛(wèi)生之類。但是,我看遍了每一條,也沒找到這個崗位應(yīng)該對什么業(yè)績"負(fù)責(zé)任",該對哪些工作做出貢獻(xiàn)。此處建議各位把效益評價體系、年度重點工作與崗位設(shè)計結(jié)合起來。如表2所示,我們可以把效益評價體系作為KPI放在橫坐標(biāo)中,而崗位設(shè)置則是縱坐標(biāo)。每個崗位對應(yīng)的行中,可以勾畫其應(yīng)負(fù)責(zé)或者做出主要貢獻(xiàn)的項目。這些項目不能超過6個,因為太多的項目會使得這個崗位無所適從,最終的結(jié)果是哪個也沒做好。當(dāng)你勾畫完成之后,請計算每列的"對勾"數(shù)目,看看你本年度的重點工作是不是有較多崗位負(fù)責(zé)呢?
管理者經(jīng)常出現(xiàn)的一個問題就是沒有給年度重點工作配置足夠的崗位。這些工作往往放在自己或者某個優(yōu)秀下屬的身上,而結(jié)果常常是因為太多事情要處理而忽略了重點。另外,請檢查一下有沒有哪個項目是沒有人負(fù)責(zé)或者只有一個崗位負(fù)責(zé)的呢?這樣是否合理呢?以前就曾經(jīng)有個客戶問我該如何提升員工滿意度,我問了她兩個問題:1
是否調(diào)查過? 2 哪些崗位對此負(fù)責(zé)? 如果沒有安排調(diào)查,或者沒有明確什么崗位必須對此負(fù)責(zé),提升的愿望就是一句空話了。 通常而言,每個項目都應(yīng)該至少有2個崗位對其負(fù)責(zé)。
作者供稿 CTI論壇編輯
"把利潤呼出來"CALL CENTER群英聚會華僑城 2003-11-18 |