TraFax Server高效傳真解決方案
2003/03/26
背景
TraFax Client(Web Client)傳真地址簿管理聯(lián)系人信息。發(fā)送傳真時(shí)，直接從地址簿中選擇收件人信息，TraFax Server在發(fā)送傳真時(shí)自動(dòng)生成包含聯(lián)系人姓名，公司名稱，傳真號(hào)碼的傳真封面。
您還可以將聯(lián)系人分成組，當(dāng)您要給一組聯(lián)系人發(fā)送同樣內(nèi)容的傳真時(shí)選擇相應(yīng)組作為收件人即可�？蛻舳顺绦虻牡刂凡緸橛脩籼峁┒喾N地址簿數(shù)據(jù)庫的導(dǎo)入/導(dǎo)出功能，如支持從Microsoft
Outlook通訊簿導(dǎo)入聯(lián)系人信息。
傳真封面是一個(gè)包含發(fā)件人，收件人，傳真主題及其它相關(guān)信息的附加傳真頁面。
您可以設(shè)計(jì)自己喜歡的傳真封面。發(fā)送傳真時(shí)TraFax Server自動(dòng)生成包含發(fā)件人，收件人詳細(xì)信息及傳真主題內(nèi)容的傳真封面，并連同傳真文件一起發(fā)送給收件人。
TraFax Server文檔轉(zhuǎn)換功能負(fù)責(zé)把用戶要發(fā)送的文件轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)傳真格式的TIFF文件。
TraFax Server提供了兩種自動(dòng)轉(zhuǎn)換方式：
--任何Windows程序產(chǎn)生的文件，通過打印到TraFax Printer，系統(tǒng)自動(dòng)將文件轉(zhuǎn)換成Tiff格式。
--作為附件，doc、xls、pdf、html、rtf、txt、jpg等格式的文件直接發(fā)送到TraFax Server。這些文件將在服務(wù)器端被自動(dòng)轉(zhuǎn)換成傳真格式。
TraFax Client內(nèi)置傳真瀏覽器，您在發(fā)送或接收傳真時(shí)可預(yù)覽傳真。您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真。您可對(duì)傳真文件進(jìn)行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。
TraFax viewer傳真編輯工具還提供了傳真"分割"功能，如果接收到的一個(gè)傳真文件有多頁，并且這些不同內(nèi)容的頁面可能需要轉(zhuǎn)發(fā)給不同的部門，這時(shí)可以使用傳真"分割"功能，將這份傳真分為幾個(gè)傳真文件分別保存或轉(zhuǎn)發(fā)給不同的部門。
傳真信使負(fù)責(zé)向客戶端報(bào)告收發(fā)傳真的信息，當(dāng)您發(fā)送傳真后不久您將收到傳真信使的報(bào)告，內(nèi)容包括傳真是否發(fā)送成功、發(fā)送傳真的日期時(shí)間、傳真頁數(shù)、傳真主題等。當(dāng)您有新傳真時(shí)，傳真信使也會(huì)自動(dòng)提醒您有幾個(gè)新傳真要接收。
傳真通知還可以是Email和手機(jī)短信的方式，用戶可以選擇自己需要的方式接收傳真信史通知，不再受時(shí)間可空間的限制。
TraFax Server充分利用傳真板卡的語音功能提示用戶接收傳真和輸入傳真信箱號(hào)碼。
TraFax Server在發(fā)送傳真時(shí)，如對(duì)方是人工應(yīng)答，系統(tǒng)可以自動(dòng)播放語音提示，請(qǐng)求對(duì)方接收傳真，從而提高了傳真的成功率。
TraFax Server應(yīng)答電話后，自動(dòng)播放語音提示，請(qǐng)求輸入傳真信箱號(hào)碼，以便確認(rèn)傳真接收人。
從TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶端（POP3/SMTP），掃描儀發(fā)出的傳真請(qǐng)求通過TraFax
Server傳真服務(wù)器發(fā)送傳真的過程。
最佳成本路由選擇
TraFax Server支持電話傳真和Internet網(wǎng)絡(luò)傳真。TraFax Server智能化的路由選擇是指在滿足傳真發(fā)送及時(shí)可靠的前提下盡可能的節(jié)省通信費(fèi)用。TraFax
Server采用智能最佳成本路由選擇方法，更靈活的利用IDD電話，IP電話，專線電話，Internet網(wǎng)絡(luò)發(fā)送傳真，從而實(shí)現(xiàn)在達(dá)到滿意的傳真效果的同時(shí)降低通信成本。TraFax
Server提供的智能路由選擇不是簡單的按照對(duì)方傳真號(hào)碼來決定用IDD電話，IP電話還是Internet網(wǎng)絡(luò)發(fā)送傳真。TraFax Server在接收到發(fā)送傳真的請(qǐng)求后會(huì)判斷傳真號(hào)碼,
待發(fā)日期時(shí)間, 傳真件的優(yōu)先級(jí)別和傳真源。然后, 按預(yù)定的撥號(hào)規(guī)則，選擇最佳成本路由優(yōu)先發(fā)送傳真。
定時(shí)發(fā)送傳真
TraFax Server可按客戶端指定的時(shí)間發(fā)送傳真。用戶可選擇傳真線路較空閑的時(shí)間或電話費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送大量傳真；對(duì)于發(fā)送國際傳真使用定時(shí)發(fā)送功能可解決時(shí)差問題。
傳真群發(fā)
一次操作就可將相同內(nèi)容的傳真文件發(fā)給多個(gè)不同的地方，在發(fā)送傳真時(shí)通過指定多個(gè)或一組聯(lián)系人作為傳真接收人，發(fā)送傳真即可實(shí)現(xiàn)傳真群發(fā)。
傳真失敗自動(dòng)重發(fā)
TraFax Server竭盡全力保證每一個(gè)傳真都能成功，及時(shí)的發(fā)送到目的地.。因?qū)Ψ秸季�，無人接聽導(dǎo)致傳真失敗，系統(tǒng)自動(dòng)重發(fā)，或者改用接收人備用傳真號(hào)碼，發(fā)送傳真。
對(duì)于因線路質(zhì)量導(dǎo)致的傳真中斷，系統(tǒng)可以自動(dòng)重發(fā)失敗頁。由于IP網(wǎng)絡(luò)故障，廣域網(wǎng)失敗引起傳真路由不通，導(dǎo)致傳真失敗，系統(tǒng)自動(dòng)選擇其它備用路由重發(fā)傳真。
傳真簽審
重要的文件如合同，報(bào)價(jià)，訂單只有經(jīng)過有關(guān)部門審批過傳真才可以發(fā)送出去，而且經(jīng)過審批的傳真文件再不可以更改。
取消待發(fā)傳真
用戶可以取消自己提交的發(fā)送傳真任務(wù)，如果這個(gè)傳真還處在待發(fā)狀態(tài)。
TraFax Server可將接收到的傳真自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱和Email信箱。系統(tǒng)可以選擇DID/DTMF、CSID、Caller
ID或按進(jìn)入線路，進(jìn)入的日期時(shí)間來確認(rèn)傳真的正確接收人。當(dāng)某個(gè)傳真不能確認(rèn)接收人時(shí)，被分發(fā)到一個(gè)默認(rèn)的傳真信箱，由專門的分發(fā)人員預(yù)覽傳真后轉(zhuǎn)發(fā)給正確的接收人。
傳真接收人可以通過TraFax Client，WEB Client，Internet郵件客戶端接收和查看傳真。
DID/DTMF----基于對(duì)方接通傳真服務(wù)器后所撥的DTMF(傳真信箱)號(hào)碼或通ISDN/DID傳送過來的號(hào)碼確認(rèn)接收人。給每個(gè)員工分配一個(gè)傳真信箱號(hào)碼，對(duì)方在發(fā)送傳真時(shí)按TraFax
Server播放的語音提示輸入傳真信箱號(hào)碼發(fā)送傳真，系統(tǒng)將傳真文件自動(dòng)分發(fā)到相應(yīng)的信箱中，增強(qiáng)了傳真的保密性和及時(shí)性。
CSID/Caller ID----按傳真服務(wù)器接收到的對(duì)方傳真標(biāo)識(shí)（CSID）或來電顯示主叫號(hào)碼(Caller ID)確認(rèn)接收人。
Channel----在系統(tǒng)有多條傳真線時(shí)按傳真進(jìn)入的線路指定接收人。
Date/Time----按收到傳日期/時(shí)間指定接收人。
接收信箱中的傳真
TraFax Client，WEB Client接收您信箱里的傳真，瀏覽傳真內(nèi)容，編輯傳真主題，可建立多個(gè)文件夾并將傳真文件用拖拉的方式放入文件夾中，便于分類管理。
查看及轉(zhuǎn)發(fā)傳真
您也可使用TraFax Viewer方便地查看和編輯傳真并對(duì)傳真文件進(jìn)行編輯（如插入文本，加上批注，加蓋印章等）然后發(fā)送或轉(zhuǎn)發(fā)給其他人。
接收到的傳真自動(dòng)打印
TraFax Server接收到的傳真還可以自動(dòng)發(fā)送到指定的打印機(jī)，打印出來作為硬拷貝保存。
Trafax on Demand是一個(gè)能夠提供24小時(shí)自助式傳真服務(wù)的功能模塊。客戶用傳真機(jī)撥通Trafax on Demand傳真回復(fù)系統(tǒng)熱線電話，在系統(tǒng)語音的引導(dǎo)下輸入資料編號(hào)后，按下傳真機(jī)上的"Start"鍵，即可得到所需要的傳真資料。整個(gè)過程簡單快捷無需人工干預(yù)，提供的服務(wù)完全不受地域和時(shí)間的限制。使用Trafax
on Demand傳真回復(fù)系統(tǒng)可以節(jié)省您的時(shí)間和金錢。
Email Gateway能將TraFax Server服務(wù)器和您現(xiàn)有Email郵件管理器結(jié)合在一起。
如果您有一個(gè)SMTP/ POP3郵件服務(wù)器（如Lotus Notes、VPOP3、Sendmail 等）， TraFax Server
Email Gateway，使您可用自己熟悉的Email工具如Outlook、foxmail、Notes Client等收發(fā)傳真。
TraFax Server接收到給您的傳真后，將傳真以附件的方式發(fā)送到您的Email信箱中，郵件的正文記載著傳真的接收時(shí)間和其它相關(guān)信息。發(fā)送傳真只需要將傳真文件作為附件，并按TraFax
Server規(guī)定的格式填寫郵件主題，發(fā)送到TraFax Server指定的郵箱。
TraFax Web客戶端使您能夠通過瀏覽器收發(fā)和管理您的傳真文件。無論是在辦公室, 家里, 或世界的另外一端, 只需要在瀏覽器中輸入傳真服務(wù)器的地址,
就可以登陸訪問您已發(fā)送和收到的傳真。您可以盡情享受因特網(wǎng)和企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)所帶來的便利。
Web客戶端在設(shè)計(jì)時(shí)就考慮到遵循HTML開放標(biāo)準(zhǔn), TraFax Web客戶端完全沒有跨平臺(tái)兼容問題.，您可以在Windows, Macintosh,
UNIX或者任何支持Web瀏覽器的平臺(tái)上收發(fā)傳真。
Web客戶端與Fax Client具有同樣的傳真功能，使用是非常方便，用戶不需要安裝傳真客戶端軟件，通過Web瀏覽器就能完成傳真收發(fā)，傳真管理等事情。
TraFax Server提供一套COM組件開發(fā)接口（COM API），TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)平滑集成，從而達(dá)到傳真系統(tǒng)與其他應(yīng)用系統(tǒng)的協(xié)同工作，提高辦公效率。
使用TraFax IPLink可將企業(yè)分布在全國或全球的TraFax Server通過國際互聯(lián)網(wǎng)或企業(yè)互聯(lián)網(wǎng)連接起來，這樣傳真被傳遞到離目的地最近的傳真服務(wù)器上后才發(fā)送出去，從而將國際，國內(nèi)傳真費(fèi)用減少為本地傳真費(fèi)用，并且將企業(yè)內(nèi)部用戶之間發(fā)送傳真的費(fèi)用減少為零。
使用TraFax IPLink帶來的好處是顯而易見的,它能為企業(yè)節(jié)省大量長途電話費(fèi)用，而且用戶使用也非常方便，因?yàn)橛脩舨恢酪膊挥藐P(guān)心傳真是通過傳統(tǒng)電話線還是IPLink發(fā)送出去的，并且用戶也不用改變?cè)瓉砹?xí)慣的傳真號(hào)碼。
TraFax Server集中管理傳真，使企業(yè)內(nèi)部員工共享傳真信息成為可能。同事之間可以發(fā)送和轉(zhuǎn)發(fā)傳真。對(duì)于發(fā)送和接收的傳真文件TraFax
Server具有可靠存檔和快速檢索的能力。
您可以按日期、收件人、傳真號(hào)碼、傳真主題、CSID、Caller ID等多種方式查找權(quán)限范圍內(nèi)的傳真文件。這樣可以幫助您從大量的傳真文件中立刻找到需要的傳真文件，這也是TraFax
Server傳真服務(wù)器的方便之處。
您可為網(wǎng)絡(luò)內(nèi)各部門的用戶設(shè)置不同的傳真權(quán)限，如是否只能發(fā)送或接收傳真，是否具有Email-to- Fax的使用權(quán)限，發(fā)送傳真優(yōu)先級(jí)別，發(fā)送傳真時(shí)所撥傳真號(hào)碼是否受限制等。
在TraFax Administrator傳真管理器中，您能夠查看當(dāng)前各個(gè)傳真通道的狀態(tài)，如空閑、正在發(fā)送、正在接收等。
您可監(jiān)控當(dāng)前的傳真任務(wù)，如當(dāng)前的傳真任務(wù)排隊(duì)情況、任務(wù)發(fā)送人和計(jì)算機(jī)名稱、任務(wù)發(fā)送狀態(tài)等。您也可暫停某個(gè)任務(wù)或刪除某個(gè)任務(wù)。
TraFax Server將接收和發(fā)送傳真的詳細(xì)信息記錄在服務(wù)器的數(shù)據(jù)庫中，服務(wù)器端提供的傳真查詢統(tǒng)計(jì)功能將幫助傳真管理員及時(shí)了解公司的傳真收發(fā)情況。
TraFax Server計(jì)費(fèi)系統(tǒng)記錄發(fā)送傳真的用戶名稱、對(duì)方傳真號(hào)碼、通話時(shí)長、日期時(shí)間等信息并自動(dòng)計(jì)算出傳真費(fèi)用，方便您管理和控制傳真費(fèi)用支出。
系統(tǒng)主要特點(diǎn)和優(yōu)勢
TraFax Server傳真服務(wù)器的主要優(yōu)勢包括：
電子文檔直接傳真，不需浪費(fèi)時(shí)間等候�？晒�(jié)省大量的資源、人力、時(shí) 間，省下大筆費(fèi)用。接收傳真時(shí)傳真直達(dá)收件人，減少多余的環(huán)節(jié)，縮短信息傳遞時(shí)間，使傳真盡快得到處理。
傳真統(tǒng)一管理，所有傳真文件都保存在傳真服務(wù)器里，電子文檔查找方便。
如果選用傳統(tǒng)的傳真機(jī)，同時(shí)購置多臺(tái)，對(duì)于公司來說也是一個(gè)不小的開支。而拓敏傳真服務(wù)器只用一臺(tái)服務(wù)器就取代了幾十臺(tái)昂貴的傳真機(jī)，在最初購置成本上有很大的節(jié)約。
由于企業(yè)對(duì)傳真有很大的依賴性，每臺(tái)傳真機(jī)的維護(hù)成本也居高不下，而采用拓敏傳真服務(wù)器就可以節(jié)省維護(hù)費(fèi)用。
高效傳真系統(tǒng)節(jié)省傳真?zhèn)鬏敃r(shí)間，因而節(jié)省通信費(fèi)用。同時(shí)利用通信費(fèi)用優(yōu)惠的時(shí)間段發(fā)送傳真或利用IP網(wǎng)關(guān)，通過Internet發(fā)送傳真，大幅度降低傳真費(fèi)用。
用一個(gè)自己的傳真號(hào)碼與客戶保持安全的傳真通信，甚至在身處異地的時(shí)候也能通過Email收發(fā)傳真。
傳真資源共享，多個(gè)傳真通道系統(tǒng)智能分配，提高系統(tǒng)的利用率，保證信息傳遞更加暢通。域內(nèi)用戶傳真文件的相互傳遞，提高了工作效率。
TraFax Server能夠與企業(yè)的其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)集成，在現(xiàn)有的ERP，CRM，OA系統(tǒng)內(nèi)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)傳真，從而不但有效利用了現(xiàn)有資源，而且使用戶的原有投資得到充分保護(hù)。
系統(tǒng)需求
系統(tǒng)支持Modem ，Dialogic，Dialogic Gammlink，NMS系列傳真卡
Dialogic系列傳真卡
VFX40ESC 、VFX40PCI、 VFX41JCT、 DMF3001E1PCI
Dialogic Gammlink系列傳真卡
CPI100、 CPI200PCI、 CPI400PCI、 CPI200BRI、 CPI400BRI 、CPI400 、CPI200B、
CPI100B 、CPI3000CTE1、 CP6SC 、CP12SC
NMS系列傳真卡
QX2000、AG2000、AG-E1、AG4000、CG6000、CG6500
技術(shù)支持
無論是在售前還是售后，您都會(huì)得到滿意的服務(wù)。如果有什么技術(shù)問題請(qǐng)?jiān)L問我們的站點(diǎn)：www.tomisoft.com。您也可以查看"漫游與演示"初步感受我們的產(chǎn)品，更深層次的了解請(qǐng)下載試用版軟件和用戶手冊(cè)。
北京拓敏信息公司供稿 CTI論壇編輯
| 拓敏傳真服務(wù)器亮相Dialogic——傳真主題巡展 2008-07-14 |
| 拓敏傳真服務(wù)器提升奧運(yùn)指揮平臺(tái)應(yīng)急保障力 2008-07-07 |
| 拓敏傳真服務(wù)器助力中國移動(dòng)12580業(yè)務(wù)全面開展 2008-07-04 |
| 大眾金融傳真服務(wù)器擴(kuò)容，汽車信貸業(yè)務(wù)傳真全面電子化 2008-01-17 |
| 北京腫瘤醫(yī)院全面部署拓敏公司傳真服務(wù)器系統(tǒng) 2007-12-20 |