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F3000 FaxServer

2004/06/09

◆ 一部傳真機一人同時只能發(fā)送一份傳真。辦公效率低；
◆ 同一資料要發(fā)送到多個目的地，費時費力，工作量大；
◆ 傳真機無法和單位的局域網(LAN)相連，實現(xiàn)從計算機上發(fā)送和接收傳真；
◆ 計算機中的一些文字或圖像必須先打印出來，才能從傳真機中發(fā)送，既造成紙張的浪費，也不利于無紙辦公的發(fā)展；
◆ 無法與Email一起使用。

　　正是基于以上的考慮，我們在深入了解用戶需求，借鑒了傳真服務器的一些概念，并參考國外同類的優(yōu)質產品的基礎上， 開發(fā)了 F3000 傳真處理中心系統(tǒng)，該系統(tǒng)包含了傳真回復、傳真接收、傳真發(fā)送、傳真廣播、傳真服務器等多項功能， 為傳真自動處理提供了最佳解決方案，為您展示了電腦與傳真相結合所創(chuàng)造的奇妙世界 。

F3000 FaxServer 系統(tǒng)特點

系統(tǒng)從應用上劃分，可有以下四種功能：

強大的自動辦公傳真功能

靈活的專業(yè)傳真應用定制功能統(tǒng)

完善的網絡通信能

高品質的硬件支撐系

強大的自動辦公傳真功能

◆ 內置V3000E-Plus語音信箱功能，節(jié)省企業(yè)設備投資及維護費用；
◆ 可以設定個人傳真信箱，適合企業(yè)員工使用；
◆ 個人傳真信箱密碼管理，保證個人信息安全；
◆ 個人傳真接收，充分保證個人信息的傳遞；
◆ 公共傳真接收，適于處理各類公共業(yè)務；
◆ 指定用戶傳真發(fā)送，將傳真迅速發(fā)出；
◆ 群組用戶傳真發(fā)送，一次設定發(fā)送多個用戶；
◆ 企業(yè)員工直接網上收發(fā)傳真，實現(xiàn)無紙化辦公；
◆ 傳真發(fā)送限制設定（長途、本地、國際、國內），方便企業(yè)內部管理；
◆ 支持TIFF傳真文件格式，可由掃描儀等辦公設備輸入；
◆ 支持直接發(fā)送WORD、EXECL及PPT等辦公常用文件，方便員工；
◆ 多種方式的傳真消息通知 。

靈活的專業(yè)傳真應用定制功能

◆ 靈活的專業(yè)應用接口，適合多種行業(yè)應；
◆ 支持高密度、長時間、大批量自動傳真收；
◆ 已應用于多種系統(tǒng)，包括酒店預定傳真應用、公安情況接報傳真應用等；
◆ 可設定的外部數據庫接口，方便連接專業(yè)應用數據；
◆ 支持實時文字/傳真轉換，可由應用系統(tǒng)數據庫實時生成應用傳真文件，以便應用于各類話費話單實時傳真查詢系；
◆ 多種外部程序接口，適合于其它應用系統(tǒng)集。

完善的網絡通信能力

◆ 接收的傳真文件直接發(fā)送到用戶的電子郵件信箱；
◆ 通過電話通知用戶接收到傳真文件；
◆ 通過網絡消息（如ICQ呼叫）通知用戶接收到傳真文件；
◆ 通過移動電話短消息通知用戶接收到傳真文件；
◆ 用戶可通過網絡 WEB 操作直接查看接收到的傳真文件；
◆ 用戶可以通過 WEB 操作發(fā)送傳真文件；
◆ 用戶可以通過 Outlook 等電子郵件客戶端軟件直接發(fā)送傳真文件；
◆ 用戶可以通過 WEB 操作設定個人傳真信箱的個性化參數；
◆ F3000內置語音信箱，可以在F3000中同時處理語音信箱和傳真信箱業(yè)務。

高品質的硬件支撐系統(tǒng)

◆ 采用美國 Dialogic/NMS 公司高品質語音；
◆ 全部通道均同時支持語音/傳真功能，不必另加語音資源卡或傳真資源；
◆ 支持國際標準的MVIP和H100總線系統(tǒng)，方便擴展各種功能；
◆ 采用高可靠的工控機或服務器硬件平臺；
◆ 可選用CPCI結構支持電信級可靠性要求應用，支持雙電源、雙風扇及熱插撥等功能。

F3000 功能介紹

　　本系統(tǒng)是基于WINDOWS NT/2000 服務器的傳真處理中心系統(tǒng)，系統(tǒng)以傳真服務器為中心，支持網絡傳真功能。 每個業(yè)務座席通過WEB方式，即可以在個人電腦的Internet Explorer中輸入傳真服務器的IP地址進入傳真服務器的客戶端收發(fā)傳真；還可以利用Email服務器管理系統(tǒng)，每個業(yè)務座席可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真，就象平時收發(fā)Email一樣方便、靈活。往來收發(fā)的傳真可以存儲在個人的電腦上，也可以存儲在服務器分配給您的空間中，重要的文件可以打印存檔保存，普通的文檔可以利用存儲、查詢、查看。

　　系統(tǒng)提供的自動總機、語音信箱、語音布告功能，相當于客戶服務中心的ACD和IVR功能，可以引導來話者選定不同的服務，還可以通過按鍵式音頻電話聽取感興趣的語音資訊；傳真回復不僅提供了方便使用者的語音提示、語音確認信息及對誤操作的處理，同時提供強大的工具程序來方便系統(tǒng)管理員對文件進行管理、轉換。從系統(tǒng)索取傳真時，資料索取者可以通過按鍵式音頻電話或傳真電話在語音指導下方便地使用；傳真接收功能提供了個人和公共的傳真信箱，發(fā)送者可以根據需要給不同的人發(fā)送傳真，而每個傳真信箱主人只能查看屬于自己的和公共的傳真，確保個人的隱私；傳真發(fā)送功能提供傳真信箱用戶可以即時發(fā)送傳真，也可以定時發(fā)送傳真，用戶可以隨時查詢發(fā)送結果。

系統(tǒng)的詳細功能描述如下 ：

自動總機/語音信箱（Voice Mail System ）

　　對于一些外企單位，由于時差不同給工作帶來諸多不便，而語音信箱正是解決這一問題的最佳方式。語音信箱相當一部高度智能的留言電話，每一信箱主人皆擁有一個信箱號碼。來話方可將口訊留在此信箱中。信箱主人可以遠程控制，如聽取留言，修改密碼，改變問候語，另外還具有追蹤功能，一旦有客人留言，立即自動撥叫追蹤電話或呼叫BP機，使留言及時通知主人。

　　本系統(tǒng)可設置語音信箱，每個信箱最多可存儲20條留言，信箱主人可隨時聽取留言并可隨時修改密碼，管理員可根據需求開關信箱，或為信箱主人查詢密碼。語音信箱的功能很多，例如：可作為社會承諾的窗口，提供投訴信箱；可為各個部門設置信箱，方便用戶留言，提出自己的需求及建議，便于管理者掌握市場；可設立多個私人信箱，保證信息不致丟失。

傳真回復（FAX On Demand）

　　用戶通過語音提示，利用傳真機或電話索取所需的書面?zhèn)髡尜Y料。例如：公司提供可供客戶索取產品目錄及報價單；電視臺提供觀眾索取節(jié)目表；廠家提供代理商新產品發(fā)布及代理價格變更。政府機關提供公眾政策法規(guī)，申辦手續(xù)等。

　　以前利用傳真機發(fā)送資料的方法是：聽取客戶需求--------- 選取所需資料------- 撥通客戶傳真電話 ---------發(fā)送傳真資料。

　　這種方法需要專人負責，辦公效率低。有了傳真資料自動回復系統(tǒng)，無需專人看管，資料索取者只要撥通系統(tǒng)電話，無需人工幫助，在清晰、友好的系統(tǒng)提示語指導下，通過電話直接或間接的獲得所需的資料。

　　1．即時索取傳真
　　資料索取者須使用傳真機并通過系統(tǒng)語音的提示輸入所需的資料代碼，并按下傳真機的開始（START）鍵，啟動傳真機，傳真可以即刻發(fā)送。

　　2．授權索取傳真
　　對于一些加密文檔，只有授權用戶（比如：代理、分銷商、分公司、會員等）才有權索取，這時資料索取者通過系統(tǒng)語音的提示輸入自己的帳號及密碼，系統(tǒng)驗證賬號密碼合法，才可以索取。對于以上兩種索取方式，用戶可以先索取傳真回復目錄表，一次可以索取一份資料，也可以一次索取多份資料。


傳真廣播（FAX Broadcast）

　　我們經常會遇到這樣一些問題，很多時候需要給多個用戶發(fā)送同樣一批傳真文件，例如：傳真廣告函，邀請函等，此時就需要設置專人依次撥打電話逐一發(fā)送傳真，本系統(tǒng)特為此開發(fā)了批量傳真管理程序，管理員只需選擇好要發(fā)送的傳真用戶，或傳真用戶組，并設置好要發(fā)送的傳真文件，按下發(fā)送鍵，即可自動發(fā)送，系統(tǒng)會自動返回發(fā)送成功及失敗的記錄，便于管理者及時處理補發(fā)。

傳真接收（FAX Receive Store）

　　本系統(tǒng)可隨時接收傳真文件，所接收到的傳真自動存儲在相應目錄中，并能獲取傳真發(fā)送方的傳真機號碼，接收結束后自動存入相應目錄中。管理者可依據日期及時間查看所接收的傳真內容，并根據傳真內容的不同作相應的轉發(fā)，或將無用的傳真刪除。接收到的傳真可以轉存到傳真回復或傳真廣播庫中再次發(fā)送。每一步操作均有明確的提示，要求用戶確認存盤，保證操作嚴謹無誤。

　　傳真接收分為個人傳真信箱和公共的傳真信箱，如果系統(tǒng)收到的是個人傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向對應的業(yè)務座席發(fā)送通知消息，業(yè)務座席可以使用FClient程序，管理、收發(fā)傳真。同時系統(tǒng)將傳真文件通過 Email服務器發(fā)到傳真信箱主人的Email信箱中，信箱主人可以使用Outlook Express方便地收發(fā)傳真。如果系統(tǒng)收到的是公共傳真，系統(tǒng)將通過利用TCP/IP協(xié)議，向所有的業(yè)務座席發(fā)送通知消息，同時系統(tǒng)將傳真文件通過Email服務器發(fā)到所有人的Email信箱中。

傳真服務器（FAX Server）

　　系統(tǒng)可以提供在公司內部的局域網中，各工作站可將需要發(fā)送的傳真文件直接傳送到傳真服務器，由傳真服務器統(tǒng)一發(fā)送傳真文件；

　　當系統(tǒng)接收到傳真文件時，可根據目的號碼向工作站發(fā)送消息，提示某人有新的傳真，員工可在自己的計算機上方便地查看。

語音布告欄（Audiotext）

　　語音布告欄可以作為企業(yè)對外宣傳的一個窗口，是樹立企業(yè)形象，推銷企業(yè)產品的最有效的途徑。語音布告欄服務允許將事前預錄的訊息存入系統(tǒng)，使用者可依照系統(tǒng)提示獲取所需的資訊。這些資訊可以是：公司介紹，客戶產品介紹，產品價格表、天氣預報、報時、股市行情、列車時刻表等。

　　語音布告欄的級數可以由管理員通過系統(tǒng)參數進行設定。

語音文件錄制工具（Voice Edit Tool）

　　本系統(tǒng)提供給管理員功能完善的語音文件錄音工具，友好的交互界面及清晰的樹型結構管理方式，為管理員錄制語音文件提供了極大的方便。

IEClient/Outlook客戶端

　　F3000傳真服務系統(tǒng)為每一個本地局域網/廣域網內的用戶建立 一個傳真信箱，用戶可通過Internet Expleror實時查看及發(fā)送傳真，也可通過 OutLook象收發(fā)Email一樣查看及發(fā)送傳真。

　　當用戶的傳真信箱收到傳真時，F(xiàn)3000通過多種方式通知用戶：

◆ 若安裝客戶端傳真通知程序，客戶端程序會自動彈出顯示在最前端；
◆ 若管理員為其設定了傳真提醒電話，則設定的電話會同時振鈴，摘機后有提示音出現(xiàn)；
◆ 通過手機短消息通知用戶。

　　用戶可以通過兩種方式查看及發(fā)送傳真。

◆ WEB方式的客戶端IEClient；
◆ 電子郵件方式的客戶端（如Outlook）。

性能指標

北京強訊公司供稿 CTI論壇編輯