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商路通移動辦公訂席管理系統(tǒng)

2004/03/08

目錄

1、產(chǎn)品簡介
1.1、背景
1.2、移動辦公模式
1.3、移動辦公操作方式
2、產(chǎn)品價值
2.1、提高辦公工位的利用率
2.2、減少公司資產(chǎn)的浪費
2.3、適應(yīng)機(jī)型
3、典型案例分析
4、網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D

1、 產(chǎn)品簡介
1.1、 背景
　　一些大中型企業(yè)員工眾多，為滿足正常辦公的需要，公司不得不以巨資租用大面積的辦公空間，并采購相應(yīng)的辦公家具、通信、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。隨著公司規(guī)模的擴(kuò)大、員工的增加，又得增加工作面積，同時不停的擴(kuò)充其網(wǎng)絡(luò)和通信設(shè)備的容量。但是公司的銷售及客服人員，因工作的需要經(jīng)常外出，造成工位利用率降低，使公司資產(chǎn)隱形浪費巨大。"移動辦公模式"就是在這種背景下產(chǎn)生的。

1.2、 移動辦公模式
　　移動辦公模式與傳統(tǒng)辦公模式的區(qū)別在于：
　　傳統(tǒng)辦公模式是公司根據(jù)員工的數(shù)量設(shè)立相應(yīng)的辦公工位。而移動辦公模式是公司為常年在單位辦公的人員（管理層、行政、商務(wù)、研發(fā)等）設(shè)立相應(yīng)的固定工位；而對因工作的需要經(jīng)常外出的員工（銷售、客服等），設(shè)立了一定比例的流動工位，同時在前臺放置移動辦公訂席系統(tǒng)操作臺來接受員工預(yù)訂，以臨時確定員工在公司的辦公工位。

1.3、 移動辦公操作方式
　　移動辦公訂席系統(tǒng)操作臺的操作主要包括簽入、簽退、改變簽退時間三個方面：
簽入

　　當(dāng)公司外出員工回到單位以后，在公司前臺的訂席系統(tǒng)操作臺上按"簽入"鍵；屏幕上將顯示工位的分布及占用情況；按相應(yīng)的工位后，屏幕將顯示輸入信息的菜單，輸入相應(yīng)的信息后，按"確定"按鈕，如下圖：



　　這樣就可以將員工的分機(jī)號碼轉(zhuǎn)移到他預(yù)訂的流動工位上了，同時語音信箱及計費系統(tǒng)的使用完全和固定工位一樣。

簽退

　　當(dāng)員工需要離開公司時，就到前臺的訂席系統(tǒng)操作臺上雙擊自己的工位，此工位就變成空閑工位，可以接受下一個員工的預(yù)訂了，從而實現(xiàn)移動辦公的目的。員工離開后，來電將自動轉(zhuǎn)移到他的語音信箱里，在任何地方員工都可以撥入公司的語音信箱系統(tǒng)，聽取留言。

改變簽退時間


　　員工簽入的時間是不可改變的，但簽退時間是可更改的，員工可以利用"改變簽退時間"把工位上的電話延長簽退的具體時間或提前簽退的時間。

　　注：為了防止員工離開公司時，忘記進(jìn)行簽退操作，造成工位的長期空閑；系統(tǒng)將自動在每天的默認(rèn)時間里將所有流動工位恢復(fù)成空閑狀態(tài)。

2、 產(chǎn)品價值

2.1、 提高辦公工位的利用率
　　企業(yè)以往的做法是為每位員工配置相應(yīng)的工位，以滿足辦公的需要。可是由于銷售和服務(wù)人員需要經(jīng)常外出，造成了工位的空置率較高。商路通移動辦公訂席系統(tǒng)提供了一種方法，可以讓企業(yè)在不增加或者少增加工位的情況下，既能滿足正常辦公的需要，又提高了辦公工位的利用率。

2.2、 減少公司資產(chǎn)的浪費
　　應(yīng)用商路通移動辦公訂席管理系統(tǒng)后，企業(yè)提高了辦公工位的利用率。通過減少原有工位數(shù)量，企業(yè)以前必須支付的房租、裝修、辦公家具、通信及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等費用被節(jié)省下來，同時企業(yè)也不必為部門調(diào)整而遷移硬件環(huán)境，減少了公司多項資源的浪費。

2.3、 適應(yīng)機(jī)型
本系統(tǒng)支持的交換機(jī)如下：
·SIEMENS Hicom 318Com
·SIEMENS Hicom 315
·SIEMENS HiPath 3500
·SIEMENS HiPath 3550
·SIEMENS HiPath 3700
·SIEMENS HiPath 3750




3、 典型案例分析
　　長天科技集團(tuán)公司是國內(nèi)最具影響力的IT專業(yè)服務(wù)商之一，擁有700余名員工，總部設(shè)在北京，并在深圳、上海建立了區(qū)域管理中心，同時在全國各主要城市設(shè)有多家合資公司、分支機(jī)構(gòu)和辦事處。長天科技集團(tuán)憑籍良好的經(jīng)營模式、豐富的行業(yè)經(jīng)驗以及強(qiáng)大的解決方案服務(wù)能力，已經(jīng)成功為500余家重要行業(yè)客戶提供了國內(nèi)領(lǐng)先軟件產(chǎn)品及全方位專業(yè)服務(wù)。

　　2002年底，當(dāng)長天科技集團(tuán)在北京的總部因業(yè)務(wù)發(fā)展，需要從富華大廈遷往嘉里中心時，管理層發(fā)現(xiàn)為滿足300人的工作需要，公司花在房租、裝修、辦公家具、通信及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等上的投資將是一筆巨大的支出，如何花最少的錢又能滿足辦公的需要，成為公司高層最棘手的問題。

　　通過統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)：300人中只有120人（管理層、行政、商務(wù)、研發(fā)等）常年在公司辦公，而其他的180人（銷售、客服等）因工作的需要經(jīng)常外出。基于以上數(shù)據(jù)，參考IBM的工作模式，長天集團(tuán)接受了這種移動辦公的模式：設(shè)立120個固定工位；設(shè)立90個流動工位，同時在前臺設(shè)置移動辦公訂席系統(tǒng)操作臺接受預(yù)訂，以滿足180人的工作需要。


　　從以下數(shù)據(jù)可以看出長天集團(tuán)在嘉里中心的三年租期中，因采用移動辦公訂席系統(tǒng)軟件所節(jié)省的支出：

一年所節(jié)約的房租
支出項目
單位
小計
減少的工位數(shù)量
個
90
少租的辦公面積
平方米
4
日租金
元/天·平方米
5.00
物業(yè)管理費
元/天·平方米
1.00
一年的天數(shù)
天
365
一年節(jié)約的房屋租金
元
788,400.00
三年共節(jié)約房租
2,365,200.00元
所節(jié)約的一次性投資
投資項目
數(shù)量
單位
單價
小計
辦公家具
90
套
1,000.00
90,000.00
程控電話交換機(jī)（PBX）
90
門
600.00
54,000.00
網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)
90
端口
100.00
9,000.00
綜合布線（語音和數(shù)據(jù)）
180
點
300.00
54,000.00
節(jié)約的一次性投資
207,000.00元
三年時間長天集團(tuán)共節(jié)省
2,572,200.00元


4、 網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D


商路通公司供稿 CTI論壇編輯


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