廣州智光實施微軟CRM實現(xiàn)項目精細化管理
2011/08/04
廣州智光電氣股份有限公司是一家在電氣控制與自動化領(lǐng)域具有自主創(chuàng)新能力和高成長性的高新技術(shù)企業(yè)和軟件企業(yè)，成立于1999年，總部位于廣州。主要從事電網(wǎng)安全與控制設(shè)備、電機控制與節(jié)能設(shè)備、供用電控制與自動化設(shè)備及電力信息化系統(tǒng)的研發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)和銷售。
公司主要產(chǎn)品包括：新型自動跟蹤補償消弧線圈及選線成套裝置、智能高壓大功率變頻調(diào)速系統(tǒng)、分布式企業(yè)級電氣監(jiān)控與能量管理系統(tǒng)以及電力信息化系統(tǒng)。這些產(chǎn)品廣泛應(yīng)用于電力、大中型工業(yè)企業(yè)、市政建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施等領(lǐng)域，能有效提高電網(wǎng)安全穩(wěn)定性、改善電能質(zhì)量、節(jié)能降耗、提升企業(yè)電氣設(shè)備安全可靠性、提升企業(yè)能源管理水平。
商務(wù)背景
智光電氣在營銷管理過程中面對以下的挑戰(zhàn)：
招投標項目管理
智光電氣面向的客戶99%以上采用招投標方式進行相關(guān)產(chǎn)品采購，少量采用議標方式。智光電氣面對的招投標有兩種方式，一種是各省電網(wǎng)公司的框架招標，即全省的產(chǎn)品采購采用一個統(tǒng)一的招標，中標企業(yè)與各個市級公司再分別簽署購買合同；第二種是普通的招標，電網(wǎng)以后的企業(yè)通常采用的方式，針對某個具體的項目采購進行招標。
智光招投標過程數(shù)量眾多，同時每個招投標過程漫長，涉到企業(yè)內(nèi)部多個部門的協(xié)作及對外多個單位的攻關(guān)工作。這造成大量的信息無法及時的形成一個完整的視圖，給銷售管理者的項目決策過程帶來困繞。
銷售費用管理
智光電氣銷售過程的費用可以分為依據(jù)每一個項目制定的專項費用管理及與具體項目無關(guān)的差旅費用管理兩部分。由于每月產(chǎn)生的金額數(shù)量龐大、支出名目眾多，存在管理漏洞會給企業(yè)帶來較大的損失，因此智光電氣對費用進行嚴格管理流程及管理方法。但由于缺乏有效的流程工具及管理工具，智光電氣費用的審批過程效率低下，人工投入過大。
合同執(zhí)行管理
智光電氣的合同執(zhí)行周期長，特別是節(jié)能收費方式的收款周期長達數(shù)年。為確保合同的執(zhí)行順利，智光電氣設(shè)立合同管理員崗位跟蹤管理每一個合同執(zhí)行。合同管理員采用EXCEL作為工具進行日常工作，包括了新合同執(zhí)行條款分解，合同執(zhí)行過程跟蹤，合同執(zhí)行統(tǒng)計分析等職能。EXCEL作為一款優(yōu)秀的工具減輕了合同管理員的工作，但EXCEL不具有數(shù)據(jù)團隊共享及數(shù)據(jù)自動分統(tǒng)功能，造成銷售管理者查閱合同執(zhí)行情況困難，企業(yè)管理者查看報表只能以月為單位，這些相關(guān)的工作都帶來了不便。
解決方案
智光電氣的CRM項目采用了Techsun工業(yè)設(shè)備解決方案，解決方案主要包括招投標項目管理、銷售費用管理、合同執(zhí)行管理等重點內(nèi)容。
招投標項目管理
智光電氣招投標項目管理，完整地對標前、標中、標后的工作進行管理，形成過程記錄及協(xié)作流程。其中包括：
1、銷售階段管理
智光電氣將銷售過程分為立項確認、情報搜集、銷售執(zhí)行、項目投標、商務(wù)談判等5個銷售階段。每一個階段設(shè)立階段目標、關(guān)鍵任務(wù)執(zhí)行、成果核查、上司評審等工作內(nèi)容，通過階段工作的推進來促進銷售進程。
2、項目成功概率管理
智光電氣采用項目競爭分析法結(jié)合項目階段來測算項目的成功概率，每一個項目在銷售進程中都獲得動態(tài)的概率。
3、項目支持
智光電氣的銷售過程需要眾多的跨部門協(xié)作，項目支持是作為跨部門協(xié)作的申請、審批與記錄。
4、項目評審
智光電氣的項目評審包括技術(shù)方案評審、商務(wù)方案評審、報價評審、技術(shù)協(xié)議評審以及合同評審，通過評審點來控制項目銷售過程的風險。
5、項目分析
智光電氣項目銷售過程需要銷售經(jīng)理提交項目分析報告，包括投標前項目分析報告、合同簽署前的合同差異性分析以及投標后的項目分析報告。
6、產(chǎn)品配置與商務(wù)報價
智光電氣面對大型招投標項目，每個項目都存在個性化因素及競爭因素。智光在進行報價時需要通過將項目設(shè)備分解為物料部件，獲得物料的核價成本，并依據(jù)自有設(shè)備、外購物料、大包工程及服務(wù)等內(nèi)容設(shè)置不同的加價率來核算出報價成本。在報價成本的基礎(chǔ)上進一步考慮包括項目專項費用、項目競爭情況來確定出項目的商務(wù)報價。
銷售費用管理
智光電氣的銷售費用管理包括兩部分，第一部分是差旅費用管理，第二部分是專項費用管理。對于差旅費采用借支 — 報銷的管理模式，并借助電子單證及電子審批流程來提高費用處理過程的效率。
智光電氣的專項費用指為某個銷售項目拔付的專項費用，對于專項費用執(zhí)行嚴格的預(yù)算 — 執(zhí)行計劃 — 借支 — 報銷的管理制度，從而減少專項費用管理過程中的漏洞。
合同執(zhí)行管理
智光電氣的合同執(zhí)行過程長達數(shù)月以至一年，節(jié)能付款的合同甚至長達數(shù)年，為更好的管理合同的執(zhí)行過程，智光電氣借助了CRM工具實現(xiàn)數(shù)據(jù)匯總、記錄、過程工作流的提醒以及各類分析報表的生成。
智光電氣的合同執(zhí)行過程包括了合同的排產(chǎn)與生產(chǎn)下單，生產(chǎn)過程的管理，出貨計劃及變更、發(fā)貨物流管理、收款計劃與執(zhí)行及發(fā)票管理等內(nèi)容。
利益優(yōu)勢
實現(xiàn)招投標項目過程精細化管理目標，成單率提升11%
智光電氣每年需要面對約1000個招投標項目，每個項目周期都長達數(shù)年以至一年，采用團隊方式進行銷售，一直困擾著智光是銷售過程缺乏一個信息管理及共享的工作來滿足虛擬化團隊工作的要求，二是銷售過程銷售經(jīng)理由于把握不住銷售要點而帶來項目風險。
智光電氣采用微軟CRM平臺，為所有銷售項目逐一設(shè)立電子化檔案，整合多個來源的的項目信息，構(gòu)成360度的項目視圖，完整的項目信息視圖成為項目管理、評審以及項目策略制定的依據(jù)。智光電氣銷售過程引入了銷售階段的管理工具，實現(xiàn)了銷售項目的階段性管理，為每個銷售人員提供明確的銷售指引，而銷售經(jīng)理也實行階段性目標檢查制度來核查各個階段計劃執(zhí)行情況，提升項目的執(zhí)行力。智光電氣借助CRM工具有效的提升了銷售決策的正確性及銷售策略執(zhí)行的力度，規(guī)避了過程風險，據(jù)統(tǒng)計有效提升了11%的成單率。
精細化管理出貨計劃，生產(chǎn)計劃準確率提高12%
由于智光電氣的生產(chǎn)過程是標準部件生產(chǎn)后依據(jù)個性化需求配置出不同的設(shè)備，其部件生產(chǎn)是面對預(yù)測，設(shè)備生產(chǎn)是面對訂單進行組裝。設(shè)備的交付是需要客戶方完成基建工程后進行，故客戶方對交期是存變更的可能，而變更的信息并沒有被準確完整的傳遞到生產(chǎn)部門，造成生產(chǎn)交付計劃與客戶需求計劃匹配度低。
智光電氣實施通過CRM對客戶的交貨要求進行持續(xù)的跟蹤與管理，通過過程的管理詳細的記錄交期的變更及變更的原因，通過此確保了交貨計劃的準確性，給生產(chǎn)部門的生產(chǎn)計劃提供了準確的數(shù)據(jù)。
增強應(yīng)收款管理，回款周期壓縮7天
智光電氣的回款周期長，現(xiàn)階段是給銷售人員90人天的追款期，逾期也沒有嚴格追究客戶方或者銷售人員的責任，造成公司的應(yīng)收款長期居高不下。
智光電氣重新定義了回款期，制定了鼓勵提前回款、處罰逾期回款的制度，形成對銷售人員的有效激勵。同時詳細通過CRM系統(tǒng)管理收款計劃及收款計劃變更的情況，切實做好收款的跟蹤工作。在收款點到達時啟動收款工作流，提高內(nèi)部協(xié)助的效率，避免因自身原因則延期收款。通過多個措施的執(zhí)行，智光電氣有效的壓縮了回款周期，提高資金有效使用率。
費用管理嚴謹化，費用超支率減少17%
智光電氣通過CRM執(zhí)行嚴格的預(yù)算 — 執(zhí)行制度，執(zhí)行過程中系統(tǒng)協(xié)助進行預(yù)算的監(jiān)控工作，發(fā)現(xiàn)超支即發(fā)起報警。對于需要進行超支，需要走嚴格的預(yù)算變更流程。通過嚴格的財務(wù)管理制度，有效減少了銷售費用的超支情況。
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