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廣東省建設(shè)廳引入AOFAX傳真服務(wù)器

2011/11/07

　　CTI論壇(ctiforum)11月7日消息（記者 潘婷婷）：綠色環(huán)保和低碳排放的熱潮，讓越來越多的政府部門拋棄已經(jīng)使用多年的有紙傳真機(jī)，轉(zhuǎn)而上馬新型的電子傳真、網(wǎng)絡(luò)傳真、電腦傳真、無紙傳真、數(shù)碼傳真、傳真系統(tǒng)、傳真服務(wù)器等。從去年下半年以來，國內(nèi)電子傳真的領(lǐng)軍企業(yè)—金恒科技（深圳）有限公司連連中標(biāo)政府采購，中標(biāo)區(qū)域不僅有傳統(tǒng)的重點城市和發(fā)達(dá)地區(qū)，還包括相對偏遠(yuǎn)的新疆、青海、內(nèi)蒙古、山西、云南、西藏等地，說明綠色傳真已開始深入人心。


　　廣東省建設(shè)信息中心是廣東省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳直屬事業(yè)單位，負(fù)責(zé)省住建廳電子政務(wù)系統(tǒng)、行業(yè)業(yè)務(wù)監(jiān)管系統(tǒng)、信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)管理、運行維護(hù)與技術(shù)服務(wù)工作，并承擔(dān)廳機(jī)關(guān)辦公自動化系統(tǒng)的日常運行維護(hù)；負(fù)責(zé)全省建設(shè)系統(tǒng)信息化的規(guī)劃、指導(dǎo)和組織協(xié)調(diào)，行業(yè)信息庫的建設(shè)、管理和應(yīng)用等工作；承擔(dān)信息化應(yīng)用推廣、技術(shù)研究和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范編制等任務(wù)，開展信息技術(shù)的咨詢、交流、培訓(xùn)以及建設(shè)專業(yè)人才資源信息服務(wù)等工作。由于日常處理的傳真數(shù)據(jù)量非常大，比如在上班時間，經(jīng)常需要十多位工作人員同時處理收到和發(fā)出去的傳真文件。傳真收發(fā)量大、紙面?zhèn)髡嫘实拖鲁蔀樾畔⒅行膫髡媸瞻l(fā)和管理的首要難題。傳統(tǒng)傳真機(jī)存在的問題有如下幾個方面：

  1. 實時性差，收到傳真都是同級工作人員任意處理，經(jīng)常搞不清楚某文件究竟由誰處理。

  2. 管理難，對于部門管理人員不能實時控制下屬的工作情況。

  3. 查單難，用戶傳真過來的傳真文件，來電詢問，需要了解事情處理的進(jìn)展時，非常麻煩。

  4. 查檔難，每天的傳真量大，紙面保存的文件非常難查，尤其對于數(shù)月前的傳真查詢就顯得更加麻煩。

  5. 總結(jié)難，每個同事需要對每天、每周、每月的處理傳真文件進(jìn)行定期和不定期的總結(jié)匯報，很頭痛。
　　廣東省建設(shè)信息中心很早就想引進(jìn)智能化的傳真服務(wù)器，在往年也有其他的品牌留機(jī)試用，但是就是達(dá)不到他們想要的功能，還有就是穩(wěn)定性差，因此一直沒有形成正式的項目上馬方案。也正是由于這個原因，討論AOFAX傳真服務(wù)器時，該項目負(fù)責(zé)人也慣性地存在著很大的質(zhì)疑，因此雙方在開始談判的時候，就存在的問題達(dá)成如下妥協(xié)：第一步，安裝時詳細(xì)進(jìn)行演示和培訓(xùn)，以確定AOFAX傳真服務(wù)器，能否完全滿足其需要的工作處理流程的功能；第二步，提供長達(dá)一個星期的試用期。但是廣東省建設(shè)信息中心還是擔(dān)心產(chǎn)品的穩(wěn)定性，提出要試用1個月（“就像我們的新員工一樣，需要經(jīng)過3個月的考核期”），并拋出繡球：如果你們對產(chǎn)品有信心，并且在試用期沒有產(chǎn)生任何問題，我們將在第一期工程上馬時，一次性向你們定3臺傳真服務(wù)器和幾十套其他型號的AOFAX數(shù)碼傳真機(jī)，后續(xù)的需求量會更大！

　　經(jīng)過1個月的試用，AOFAX傳真服務(wù)器不僅沒有任何問題，相反，廣東省建設(shè)信息中心還根據(jù)AOFAX傳真系統(tǒng)提供的一些先進(jìn)功能，改進(jìn)原來的傳真收發(fā)和處理流程，取得了內(nèi)部使用人員的一致好評，以及領(lǐng)導(dǎo)對產(chǎn)品的高度認(rèn)可。AOFAX傳真服務(wù)器和數(shù)碼傳真產(chǎn)品為他們的辦工環(huán)節(jié)帶來很多的變化，相比以前，員工辦公更加輕松和有條不紊，科室領(lǐng)導(dǎo)隨時檢查傳真的處理情況，數(shù)據(jù)管理清楚明了，客戶投訴明顯減少，辦公室也安靜了許多，先進(jìn)的傳真技術(shù)給廣東省建設(shè)信息中心的傳真處理帶來質(zhì)的變化。

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