直面應(yīng)用收益，協(xié)同軟件走出價值困惑
王江 2005/12/29
認清概念，解除困惑的前提
協(xié)同軟件作為我國發(fā)展最快的應(yīng)用軟件之一，在飛速發(fā)展的同時也頗受爭議，其中最為重要的爭議就是：協(xié)同軟件能夠給用戶帶來什么價值。
這此疑問的源起主要是因為兩個方面：
一是因為目前協(xié)同軟件廠商太多，眾多廠商的參與在繁榮了協(xié)同軟件市場的同時，也使得協(xié)同軟件在功能和應(yīng)用上差異性太大。協(xié)同軟件的價值幾何，成為從媒體到用戶經(jīng)常疑惑的一個問題，也是許多協(xié)同軟件廠商還沒有正面回答的一個問題。
二是因為許多協(xié)同軟件廠商僅僅關(guān)注營銷宣傳和產(chǎn)品開發(fā)，對于產(chǎn)品應(yīng)用的研究和思考不夠，使用戶對于協(xié)同軟件的應(yīng)用價值認識比較模糊。用戶乃至管理軟件的業(yè)內(nèi)人士也經(jīng)常面臨這樣的問題：協(xié)同軟件不能像ERP一樣對企業(yè)資源進行計劃與統(tǒng)計、分析，也不能像CRM一樣理清企業(yè)的各項關(guān)聯(lián)關(guān)系，協(xié)同軟件到底有什么用？
誠然，協(xié)同軟件確實不能完全實現(xiàn)ERP、CRM的功能與應(yīng)用價值，協(xié)同軟件所擅長的也不是資源計劃和關(guān)系管理，協(xié)同軟件所強調(diào)的是"輔助多人多組織共同完成一件事務(wù)"，而這一功能主要通過工作流和即時通訊來完成。從這一意義上而言，協(xié)同軟件是ERP、CRM等軟件的重要補充，甚至是比ERP、CRM更為重要的信息化基礎(chǔ)應(yīng)用軟件。
ERP、CRM雖然也會部分體現(xiàn)協(xié)同性，如ERP也有工作流的概念，但ERP的核心仍然是計劃，最為明顯的特征是：ERP的工作流是固化、隱性的，而協(xié)同軟件的工作流應(yīng)用是柔性、顯性的。另外，ERP、CRM所管理的基礎(chǔ)，往往是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，如基于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)等，而協(xié)同軟件除了可以管理結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，還能對文本、網(wǎng)頁、影音、圖像等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)做到有效管理。
ERP軟件、CRM軟件與協(xié)同軟件之間，往往還會有些交叉，仔細分析這些交叉內(nèi)容可以看出三種軟件應(yīng)用思想的不同。例如：財務(wù)管理在ERP軟件、CRM軟件和協(xié)同軟件中都有體現(xiàn)，但這三種軟件中財務(wù)管理的應(yīng)用功能各不一樣，ERP軟件中的財務(wù)管理主要實現(xiàn)的功能是以記帳憑證的方式對利潤、資產(chǎn)負債等財務(wù)數(shù)據(jù)進行預(yù)算、記錄與統(tǒng)計、分析，CRM軟件
中的財務(wù)管理主要是財務(wù)費用與客戶相關(guān)工作之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，而復(fù)旦協(xié)達等主流協(xié)同軟件中財務(wù)管理實現(xiàn)的功能是財務(wù)費用的申請、審批、報銷等流程。
協(xié)同與ERP、CRM之間的關(guān)系示意圖
4C，協(xié)同軟件的IT價值
協(xié)同軟件在IT應(yīng)用價值上的體現(xiàn)，主要在于通過網(wǎng)絡(luò)提供一個跨組織、跨區(qū)域的虛擬工作場所及相關(guān)應(yīng)用工具。參考產(chǎn)品競爭力位居第一的復(fù)旦協(xié)達CTOP
V4.0 ，協(xié)同軟件圍繞著構(gòu)建網(wǎng)上虛擬工作場所，在IT應(yīng)用上所體現(xiàn)的價值，主要是4C，即："連接Connection、溝通Communication、協(xié)作Collaboration、監(jiān)控Control"，這也是協(xié)同軟件的主要IT技術(shù)價值的體現(xiàn)。
- 連接，即通過協(xié)同軟件將分散在局域網(wǎng)和Internet上的各級組織與個人連接起來，形成一個依托于網(wǎng)絡(luò)而存在的虛擬集中式辦公場所。為了全面符合Internet的應(yīng)用要求，復(fù)旦協(xié)達CTOP協(xié)同軟件采用了B/S的應(yīng)用模式。
- 溝通，及時進行消息的交流與共享，例如即時會話、消息提醒、郵件通訊、新聞公告、知識共享等等，都是溝通，這也是協(xié)同工作的基礎(chǔ)。
- 協(xié)同，即以工作流管理為線索，將人員、信息等各項資源按一定的規(guī)則組合起來，共同處理一組事件。同時，建立起各個異構(gòu)系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系，將各類管理數(shù)據(jù)進行抽取、轉(zhuǎn)換，參與流轉(zhuǎn)。流程管理是國內(nèi)主流協(xié)同軟件的主要應(yīng)用部分，復(fù)旦協(xié)達的協(xié)同軟件對流程管理比較關(guān)注，將標準、易用的流程管理作為整個協(xié)同軟件的血脈。
- 監(jiān)控，即工作過程的監(jiān)督與控制，工作流程狀態(tài)、處理時限等等，都是監(jiān)控的內(nèi)容之一。
協(xié)同軟件的4C價值
增強管理執(zhí)行力，協(xié)同軟件的管理價值
從管理學的角度看協(xié)同軟件，其價值主要是："規(guī)范流程、加強溝通，以增強管理執(zhí)行力"，這也是協(xié)同軟件應(yīng)用價值的核心所在。中國首套SOA協(xié)同軟件復(fù)旦協(xié)達CTOP
，以新的信息化戰(zhàn)略框架為指導(dǎo)，圍繞著解決信息孤島的問題，依托連接、溝通、協(xié)同、監(jiān)控4C的技術(shù)手段，著力所體現(xiàn)的應(yīng)有價值，就是增強管理執(zhí)行力！
保羅-托馬斯和大衛(wèi)-伯恩的《執(zhí)行力》一書，成為近年來流行的重要管理學書藉之一。這本書明確地指出，管理中的三大流程對于執(zhí)行力的作用舉足輕重，有效溝通是執(zhí)行力的保障。執(zhí)行力一書中所指的三大流程，指：
- 人員流程，或者稱為組織流程，這類流程主要與人事管理相關(guān)，在協(xié)達軟件里對應(yīng)的應(yīng)用功能為：請假、招聘、入職、培訓、績效評估、職業(yè)發(fā)展等；
- 戰(zhàn)略流程，或者稱為決策流程，這類流程與長遠發(fā)展戰(zhàn)略以及請示匯報的批復(fù)、決策有關(guān)，在協(xié)達軟件里對應(yīng)的應(yīng)用功能為：反映決策精神的文件收、發(fā)、傳閱、公告，與戰(zhàn)略或決策相關(guān)的會議組織安排等；
- 營運流程，或者稱為業(yè)務(wù)流程，是企業(yè)產(chǎn)、供、銷與政府職能內(nèi)的業(yè)務(wù)內(nèi)容相關(guān)，在協(xié)達軟件里對應(yīng)的應(yīng)用功能為：工作計劃與目標下達、工作意見審批與跟蹤等。
除流程對于執(zhí)行力的重要作用外，有效溝通是執(zhí)行力的保障。在復(fù)旦協(xié)達軟件產(chǎn)品中體現(xiàn)的溝通主要包括了：公文、電子郵件、論壇、即時會話、公告、通知等電子形式的書面溝通。另外，與增強執(zhí)行力相關(guān)，復(fù)旦協(xié)達CTOP協(xié)同軟件還具有如下功能：規(guī)章制度、企業(yè)文化的發(fā)布與共享，知識與檔案的管理等等。
協(xié)同軟件除了體現(xiàn)4C的IT價值，以及增強管理執(zhí)行這一管理價值，還能給用戶帶來其他許多收益，如：提高辦公效率、節(jié)省紙張、節(jié)約辦公費用等等，因這些應(yīng)用收益缺乏專屬性和重要性，在此不一一例舉。
面向客戶應(yīng)用收益，總結(jié)和分析協(xié)同軟件的應(yīng)用價值，對用戶選擇、使用協(xié)同軟件，對廠商開發(fā)協(xié)同軟件產(chǎn)品，都有莫大裨益。更為重要的是，這些總結(jié)與分析，能夠幫助用戶和關(guān)注協(xié)同軟件的業(yè)界同仁，正確認識協(xié)同軟件的應(yīng)用價值，以促進協(xié)同軟件產(chǎn)業(yè)的發(fā)展與繁榮。
上海（復(fù)旦）協(xié)達軟件科技有限公司
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