gotoneFax系統(tǒng),為企業(yè)打造無紙高效辦公平臺

2006/01/19

gotoneFax是什么

　　快捷的信息傳遞是人們把握市場先機(jī)的重要手段。在傳真成為當(dāng)代企業(yè)依賴的通信工具時，如何快速處理急劇增加的傳真文件？gotoneFax System為您帶來了方便：它是一套專業(yè)傳真服務(wù)解決方案，它提供了局域網(wǎng)內(nèi)共享的傳真功能，使您可以直接在自己的電腦桌面上收發(fā)傳真，就像收發(fā)Email或打印文件一樣簡單，從而使通訊過程加快，成本降低，工作效率提高。gotoneFax System是基于B/S的系統(tǒng)，維護(hù)相當(dāng)便利。以無紙化傳真為核心，集合語音、電子郵件、電話等其它功能，在有效解決傳統(tǒng)傳真種種弊端的同時為企業(yè)建立起一個高效統(tǒng)一、可持續(xù)擴(kuò)展的綜合信息平臺。

　　通過如下的拓?fù)浣Y(jié)構(gòu)可以很清楚看到我們處的位置，我們?yōu)槟�提供的服�?wù)。

　　上圖中紅色框架為gotoneFax系統(tǒng)。它可以很方便的融入目前企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)中，擴(kuò)張您目前網(wǎng)絡(luò)的功能，為您提供及時的服務(wù)。當(dāng)然這也是我們的愿望。

　　gotoneFax一個完整的傳真系統(tǒng)，由計算平臺和核心軟件組成。用戶只需要接插電話線和進(jìn)行簡單的設(shè)置即可融入企業(yè)目前的網(wǎng)絡(luò)中。
圖示說明：

• 用戶可通過多種途徑接入gotoneFax系統(tǒng)：局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)Internet；不受地域的限制，用戶即使出差在外，只要擁有互聯(lián)網(wǎng)，就可以接入公司傳真系統(tǒng)，進(jìn)行傳真收發(fā)；
• 公司和分公司之間如存在VPN，傳真發(fā)送接受將利用VPN的網(wǎng)絡(luò)免費(fèi)資源，而不占用電話線路，可以去除掉公司和分公司直接的傳真費(fèi)用，而且速度更加快捷
• 公司對外進(jìn)行傳真接受和發(fā)送，同時支持傳統(tǒng)傳真機(jī)和傳真軟件用戶

為什么選擇gotoneFax傳真系統(tǒng)方案
傳真仍是當(dāng)前重要的通訊工具之一
　　隨著Internet的普及，EMAIL的廣泛應(yīng)用，很多人認(rèn)為傳真已經(jīng)慢慢退出市場。但世界卻恰恰相反，傳真仍然是重要的通訊工具之一，據(jù)有關(guān)報道：“1996年全世界的傳真量是3.5億頁，到2000年，傳真量翻倍，達(dá)到7億頁。其中亞洲增長最快，到2000年，每年發(fā)傳真的總量3.25億頁，幾乎占全世界的一半。亞洲有很多地區(qū)和不同的語言，亞洲的文字更圖形化，這使通過傳真發(fā)送手寫材料比電話交談效率更高。中等規(guī)模公司平均每年電話費(fèi)為3700萬美元，而41％花費(fèi)在傳真上。目前40％以上的太平洋兩岸傳遞信息量為傳真，全球13.5億人使用一億臺傳真機(jī)，預(yù)計今后兩年世界傳真量將以10—20％速度遞增，亞洲地區(qū)增長速度為28.5％” 而且在眾多通信工具之中，傳真因具有快速，安全，直觀的特點在企業(yè)辦公工作中已成為無法取代的重要通信工具。所以，傳真業(yè)務(wù)在近三到四年內(nèi)不會萎縮，反而將會有上升的趨勢。有統(tǒng)計顯示傳真占整個企業(yè)通訊量的20-30%，在未來的若干年中仍然不會有很大的變化。如何處理大量的傳真仍然是企業(yè)需要面對的問題。

目前面臨的煩心問題
　　企業(yè)中大量的傳真會耗費(fèi)掉我們很多精力。在工作中我們經(jīng)常會碰到如下情況：

• 傳真機(jī)需專人負(fù)責(zé)，分發(fā)不及時，不能實現(xiàn)無人值守和24小時連續(xù)工作，辦公效率低；
• 同一資料要發(fā)送到多個目的地時，必須重復(fù)人工撥號，費(fèi)時費(fèi)力，遇到對方占線，更需要耐心和多次反復(fù)重?fù)埽?/li>
• 對于大量的長途和群發(fā)傳真不能充分利用電信的分時段優(yōu)惠，進(jìn)行最節(jié)約費(fèi)用的發(fā)送時間安排；
• 無法共享傳真機(jī)：傳真機(jī)無法和單位的局域網(wǎng)(LAN)相連，無法實現(xiàn)資源共享，每人配備一臺傳真機(jī)，發(fā)件人必須親自到傳真機(jī)上發(fā)送和接收傳真，而且無法保密；
• 無法利用免費(fèi)網(wǎng)絡(luò)資源傳輸：具備VPN網(wǎng)絡(luò)的公司，公司和分公司之間的傳真收發(fā)無法利用VPN網(wǎng)絡(luò)的免費(fèi)資源傳真，浪費(fèi)長途電話費(fèi)紙張浪費(fèi)：需要購買專用傳真紙；電子文檔傳真需要打��；傳真存檔需要復(fù)��；
• 以前重要的傳真無法很好的保存，找起來也很麻煩。

　　這個時候怎么辦呢？也許你可以試試我們的gotoneFax系統(tǒng)，它也許能給你帶來很多方便。

gotoneFax能為您做什么
為您提供徹底的無紙化辦公環(huán)境
　　企業(yè)的OA、ERP、進(jìn)銷存等管理系統(tǒng)給無紙辦公帶來很大可能性，但來自客戶/伙伴的傳真一直無法很好的融入其中。gotoneFax系統(tǒng)為您徹底的解決這個問題。gotoneFax系統(tǒng)是將傳真文件完全數(shù)碼話，并且有很強(qiáng)大的管理歸檔功能。并且可以直接很普通傳真機(jī)對話。對方無法感知您是用傳真機(jī)還是用gotoneFax系統(tǒng)。

為你的移動辦公提供了最大的可能
　　移動電話，無線網(wǎng)絡(luò)都給現(xiàn)代人的移動辦公帶來了無限可能。但當(dāng)您出差，公司前臺告訴您，客戶一個非常重要的傳真?zhèn)鞯搅斯�司啦。怎么辦呢 ？如果您選擇啦gotoneFax系統(tǒng)，可以為您輕松解決這個問題。強(qiáng)大的基于WEB的傳真收發(fā)功能，可以為您的移動辦公提供最大可能。Internet通的地方都可以象在自己的公司一樣收發(fā)傳真。

高效簡便的傳真收發(fā)管理
　　gotoneFax系統(tǒng)除具有傳統(tǒng)硬件傳真機(jī)的功能外。它包含了傳真自動接收（回復(fù)）、傳真自動發(fā)送（轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)）、傳真群發(fā)、傳真定時發(fā)送、失敗重發(fā)、傳真通報、傳真處理、傳真頁眉、傳真歸檔、語音信箱等豐富功能，為企事業(yè)單位提供最佳解決方案、建立高效的傳真系統(tǒng)，為您展示了計算機(jī)與電話技術(shù)相結(jié)合所創(chuàng)造的高效高速信息通道。

發(fā)傳真

1. 可以同時傳真群發(fā)給多人，自動排隊，無需手工控制和等待
2. . 大批量傳真提交發(fā)送時，根據(jù)傳真任務(wù)提交數(shù)量來決定是否采用群發(fā)端口發(fā)送(判定標(biāo)準(zhǔn)可設(shè)定)，以免影響他人傳真收發(fā)
3. 可以同時加載多份附件發(fā)送，并可即時瀏覽，并可選擇需要的頁進(jìn)行發(fā)送或修改發(fā)送
4. 傳真是否加頁眉可選，并可以對此內(nèi)容進(jìn)行設(shè)置
5. 收件人和傳真號碼等信息可通過地址簿來選擇，也可手動輸入
6. 只要可以打印的地方都可以進(jìn)行傳真發(fā)送，選擇gotoneFax的虛擬打印機(jī)打印，自動連接到gotoneFax傳真軟件，無需手工啟動
7. 外部傳真時，排隊發(fā)送，并具有優(yōu)先級別，此級別由系統(tǒng)或行政管理員來設(shè)置
8. 可定時發(fā)送
9. 可存儲發(fā)送任務(wù)到草稿箱，下次直接啟動草稿箱記錄發(fā)送
10. 提供轉(zhuǎn)發(fā)、重發(fā)等功能
11. 發(fā)送成功或失敗，提供多種方式選擇性提醒
12. 傳真發(fā)送，提供語音提示對方接受傳真
13. 發(fā)送的傳真可在發(fā)件箱、已發(fā)件箱中查看，可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存

收傳真

1. 傳真接入時，提供自動語音流程提示，供對方操作
2. 傳真接受根據(jù)路由自動判斷，接受并轉(zhuǎn)入對應(yīng)的公共、部門或用戶收件箱，并提供多種方式選擇性提醒
3. 接受的傳真可進(jìn)行圖形編輯、轉(zhuǎn)發(fā)、回復(fù)、打印等業(yè)務(wù)
4. 部門接受傳真時，如部門傳真設(shè)置為公開，則部門內(nèi)的用戶都可以查看此傳真；如未公開，部門設(shè)有維護(hù)員，則任務(wù)首先發(fā)給維護(hù)員進(jìn)行查看，維護(hù)員可決定是否再分發(fā)或公開給部門其他用戶查看；
5. 如果傳真接受時，不能確定具體用戶或部門接受，則直接轉(zhuǎn)入公共，公共傳真具體同部門傳真；
6. 接受的傳真可在收件箱中查看，可對某份傳真文件進(jìn)行另外保存

管理歸檔備份
　　可以通過IE對傳真系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)置管理備份歸檔。即方便了傳真的管理也方便了傳真的檔案查找。備份分3個級別災(zāi)難備份，增量備份，全部備份。
　　不是每個版本都具有此功能。

電子簽名和加蓋公章
　　通過對印章的掃描等處理，可以做成電子化的簽章，給業(yè)務(wù)帶來了無限的方便。嚴(yán)格的流程控制和簽章的密碼管理，確保了你的簽章的唯一性和合法性。安全我們?yōu)槟�考慮的很多。
不是每個版本都具有此功能。

FAX TO MAIL
　　收到傳真后，可以轉(zhuǎn)到Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)。通過指定的TIFF查看器閱讀傳真。

MAIL TO FAX
　　可以通過Outlook express或者Outlook2000等郵件系統(tǒng)連接到傳真服務(wù)器后直接發(fā)送傳真。個性化的Outlook傳真發(fā)送界面。

LDAP協(xié)議
　　系統(tǒng)全面LDAP協(xié)議，實現(xiàn)單點登錄。方便跟其他系統(tǒng)的一體化工作。

多點路由功能
　　如果集團(tuán)公司采用分布式FAX部署方案，系統(tǒng)支持多點路由功能。收發(fā)都支持路由。

流程審批
　　發(fā)送的傳真根據(jù)預(yù)設(shè)的流程進(jìn)行審批。

新傳真通知功能
　　有收到新傳真，任務(wù)欄中有消息提示

用戶選擇直接打印
　　收到的傳真可以直接輸送到指定的打印機(jī)上。

通訊錄管理
　　備份，恢復(fù)，導(dǎo)入，導(dǎo)出。

OA&M
　　遠(yuǎn)程的OA&M，可以在gotoneFax System傳真管理器中可查看到當(dāng)前各個板卡服務(wù)器上的任一傳真通道的狀態(tài)，您可監(jiān)控當(dāng)前的傳真任務(wù)，并且可以對任進(jìn)行管理和操作，并且當(dāng)出現(xiàn)故障時系統(tǒng)有相應(yīng)的告警顯示和聲音提示

節(jié)省您的辦公成本
　　gotoneFax可以并發(fā)處理多路傳真，速率最高可以大道36.6Kbps，節(jié)省了您寶貴的時間。完全電子化的傳真為您省下了大量傳真耗材。智能化的傳真收、發(fā)提高您的辦公效率，從而創(chuàng)造更大的效益。

gotoneFax產(chǎn)品線及其選型

　　為滿足客戶個性化的需求，gotoneFax分3個系列，分別為Lite版，Professional版，Enterprice版。系列產(chǎn)品從1線到64線。同一個系列中又有不同配置的產(chǎn)品。每個產(chǎn)品都可以進(jìn)行平滑升級。既可以充分滿足您的個性化的需求又可以保護(hù)您投資。

廣州國通信息技術(shù)有限公司供稿 CTI論壇編輯