在公安工作中，以往靠大量人力、財(cái)力、物力去獲取情報(bào)、查安全維護(hù)等傳統(tǒng)的辦公方式，已經(jīng)滿足不了現(xiàn)階段公安工作的現(xiàn)實(shí)需求，廣泛應(yīng)用自動(dòng)傳真系統(tǒng)已是大勢(shì)所趨。在經(jīng)對(duì)對(duì)多家公司技術(shù)能力、服務(wù)水平及行業(yè)案例的比較后，深圳福田公安分局最終選擇了應(yīng)用深圳訊呼信息技術(shù)自動(dòng)傳真系統(tǒng)，為公安分局內(nèi)部各部門各分支機(jī)構(gòu)之間人員的信息傳遞工作服務(wù)。
一、訊呼技術(shù)自動(dòng)傳真系統(tǒng)簡(jiǎn)介：
　　訊呼技術(shù)自動(dòng)傳真服務(wù)，是當(dāng)客戶直接用傳真打入系統(tǒng)時(shí)，由IVR引導(dǎo)，在客戶發(fā)送，系統(tǒng)提示客戶啟動(dòng)傳真，系統(tǒng)接收到傳真，會(huì)自動(dòng)提醒話務(wù)員去瀏覽傳真。當(dāng)話務(wù)員需要發(fā)送傳真時(shí)，傳真軟件可以把WORD、EXCEL、TXT、WPS、PDF等等能夠打印的文檔轉(zhuǎn)換成傳真文檔進(jìn)行發(fā)送。并且可以對(duì)傳真文檔進(jìn)行瀏覽、編輯、蓋章以及頁(yè)眉等等。
　　傳真服務(wù)器端是系統(tǒng)的核心部分，主要處理傳真的接收、發(fā)送、短信通知、傳真文件打印等一系列功能。語(yǔ)音傳真卡就是安裝在服務(wù)器端，24小時(shí)不停地運(yùn)行，繁瑣的傳真工作變得更快捷、簡(jiǎn)單、方便。
　　自動(dòng)傳真系統(tǒng)提高了福田公安分局辦工的自動(dòng)化程度，而且它的高度便利性和低費(fèi)用性，節(jié)省了人工繁瑣的操作：公安分局人員將所要給內(nèi)部各部門的文件輸入系統(tǒng)，傳真系統(tǒng)確認(rèn)各單位的傳真機(jī)自動(dòng)將文件發(fā)送到各個(gè)傳真機(jī)上，當(dāng)傳真發(fā)送完畢，系統(tǒng)將傳輸結(jié)果自動(dòng)統(tǒng)計(jì)備份，以便工作人員查詢。除了應(yīng)用于公安外，該系統(tǒng)還適用于電力、有線電視、保險(xiǎn)、稅務(wù)、企業(yè)、超市等相關(guān)服務(wù)行業(yè)。
二．訊呼技術(shù)自動(dòng)傳真系統(tǒng)特點(diǎn)：

實(shí)用性強(qiáng)界面友好，操作簡(jiǎn)單，易于掌握；真正地減少了日常重復(fù)性工作量。

• 地址管理：傳真地址管理簿用于管理聯(lián)系人信息


• 瀏覽器：在發(fā)送或接收傳真時(shí)可預(yù)覽和編輯，如插入文本，加上批注，加個(gè)印章等


• 集成郵箱：當(dāng)您設(shè)定了此項(xiàng)功能后，接收到的傳真將會(huì)自動(dòng)發(fā)送到您的電子信箱中


• 語(yǔ)音導(dǎo)航：可以設(shè)置語(yǔ)音引導(dǎo)傳真功能，提升企業(yè)形象和提供傳真效果


• 傳真接收：將接收到的傳真保存在服務(wù)器上或者自動(dòng)分發(fā)到員工的傳真信箱


• 傳真管理：傳真文件統(tǒng)一建檔保存管理，可永久存放于服務(wù)器上


• 票據(jù)訂單：票據(jù)或訂單可以通過(guò)傳真機(jī)或掃描儀導(dǎo)入到系統(tǒng)中，由系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送出去


• 統(tǒng)計(jì)報(bào)表：?jiǎn)T工發(fā)送，接收的傳真的次數(shù)時(shí)間等參數(shù)均可統(tǒng)計(jì)成報(bào)表

　　自動(dòng)傳真系統(tǒng)在功能上完全取代了普通的傳真機(jī)，通過(guò)訊呼自動(dòng)傳真系統(tǒng)，福田公安局在節(jié)省人力、物力的同時(shí)，更節(jié)省了辦公耗材，這無(wú)疑是對(duì)當(dāng)前政府部門發(fā)展低碳經(jīng)濟(jì)的倡導(dǎo)的積極響應(yīng)。

CTI論壇編輯