第三章 組織和人員(三)
李寶民 2004/11/11
呼叫中心員工府將負責在第一線聯(lián)絡客戶和處理公司業(yè)務。所有員工特別是呼叫中心代表都代表著公司。因此,招聘、雇用、培訓和工作評估是保證代表公司的客戶服務水平的重要因素。
由于人事成本在呼叫中心整個成本中占據(jù)70%以上,有效的勞力管理從經(jīng)濟的角度是很必要的。下面的部分將討論呼叫中心員工需求、招聘和雇用、以及建議的工作培訓計劃。
招聘和雇用
運行呼叫中心需要制定正式的招聘和雇用計劃。該計劃將詳細說明招聘現(xiàn)有公司員工和新員工的標準。
招聘新員工應制定相應的計劃,保證雇用、培訓計劃數(shù)量的員工,使其在高峰期能夠完全投入工作。這是呼叫中心人事部門首要職責,但也需要與預測和時序安排部門、質(zhì)量保證和呼叫中心管理團隊相互配合。在許多行業(yè),呼叫中心都為得到高素質(zhì)的服務代表相互競爭。呼叫中心可聘請有招聘新辦法的公司,協(xié)助吸引和雇用最有能力的員工。
呼叫中心整個招聘計劃的制定有下面幾個辦法:
面試程序也因呼叫中心的特殊需要而與眾不同。成功的面試需要包括三個部分:
自動回復內(nèi)容可包括以往工作經(jīng)驗和教育水平、計算機和電話技能,以及關于客戶服務態(tài)度的一些問題?梢灾贫↖VR草稿,判斷應征者是否達到最低要求(如教育水平、語言能力等)。如果達到這些要求,可自動制定面試時間表,這也是呼叫中心人事部門的工作。
招聘標準
應制定呼叫中心代表的具體標準。候選人必須達到下面列出的多數(shù)要求。至于沒有達到的要求,呼叫中心人事部門將制定正式計劃提供額外培訓,使其在一定時間內(nèi)達到要求。
呼叫中心人事部門招聘呼叫中心代表將依據(jù)下列標準:
招聘過程中,呼叫中心人事部門將面試、測試、評估所有應征者。面試步驟包括電話上的面試和人員面試,以此考察呼叫接聽能力。
利用公司現(xiàn)有員工
如果可能,現(xiàn)有的公司員工將調(diào)到新的呼叫中心。這需要當前公司部門經(jīng)理和呼叫中心人事部門的合作。
在調(diào)往新中心的時候應確認和考察當前需要的專門呼叫接聽能力。然后,按照招聘同等標準評估應試的員工,決定當前最有能力的呼叫接聽員工。
要保證真實頻繁地傳達計劃、執(zhí)行和結(jié)果的信息。當前在個別部門的員工需要及時的獲取信息以減少對呼叫中心執(zhí)行情況的疑惑。公司應努力減少關于執(zhí)行情況的消極或虛假的信息,并經(jīng)常性地為員工傳達信息。
員工需求
下面這部分描述了確定呼叫中心員工需求應考慮的因素。
運營時間
呼叫中心一年中要運行365天,也就是說每天需要三次8小時工作替換。一天中員工需求量會隨著呼叫量高峰期和低估期而波動。下面的圖標詳細說明了平時可能需要的變化的員工需求。
安排適當數(shù)量的員工的工作需要制定24小時員工工作時間表。普遍在計劃中使用的是替換辦法,不過,由呼叫中心管理者考慮需要的員工安置辦法會更有利。這些有效安置員工的方法在下文中有所說明。
員工安排適當?shù)暮艚兄行目梢杂米畹偷某杀景才胚m當人數(shù)的員工在適當?shù)臅r間回復戶交。如果呼叫中心人員過多,人力成本會增加而生產(chǎn)力會降低。另一方面,人員不足會引起服務水平降低,客戶滿意度降低,人員流失增加,這同樣代價很高。
為了有效安置呼叫中心員工,必須考慮三個方面:
— 信息呼叫(一般):一分鐘
— 信息呼叫(特殊):兩分鐘
— 交易呼叫(服務請求):四分鐘
— 其他(轉(zhuǎn)送到具體公司部門員工):半分鐘
— 呼叫中心平均呼叫長度:2.18分鐘
如果沒有歷史信息和精密的工作場所設計軟件,就不可能計算出預算需要員工的準確數(shù)字。預期呼叫量和相關員工需求量的將在執(zhí)行步驟中進一步定義。
本文由作者向CTI論壇提供
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