深圳福田公安局啟用訊呼自動傳真系統

2011/08/15

　　在公安工作中，以往靠大量人力、財力、物力去獲取情報、查安全維護等傳統的辦公方式，已經滿足不了現階段公安工作的現實需求，廣泛應用自動傳真系統已是大勢所趨。在經對對多家公司技術能力、服務水平及行業(yè)案例的比較后，深圳福田公安分局最終選擇了應用深圳訊呼信息技術自動傳真系統，為公安分局內部各部門各分支機構之間人員的信息傳遞工作服務。

一、訊呼技術自動傳真系統簡介：

　　訊呼技術自動傳真服務，是當客戶直接用傳真打入系統時，由IVR引導，在客戶發(fā)送，系統提示客戶啟動傳真，系統接收到傳真，會自動提醒話務員去瀏覽傳真。當話務員需要發(fā)送傳真時，傳真軟件可以把WORD、EXCEL、TXT、WPS、PDF等等能夠打印的文檔轉換成傳真文檔進行發(fā)送。并且可以對傳真文檔進行瀏覽、編輯、蓋章以及頁眉等等。

　　傳真服務器端是系統的核心部分，主要處理傳真的接收、發(fā)送、短信通知、傳真文件打印等一系列功能。語音傳真卡就是安裝在服務器端，24小時不停地運行，繁瑣的傳真工作變得更快捷、簡單、方便。

　　自動傳真系統提高了福田公安分局辦工的自動化程度，而且它的高度便利性和低費用性，節(jié)省了人工繁瑣的操作：公安分局人員將所要給內部各部門的文件輸入系統，傳真系統確認各單位的傳真機自動將文件發(fā)送到各個傳真機上，當傳真發(fā)送完畢，系統將傳輸結果自動統計備份，以便工作人員查詢。除了應用于公安外，該系統還適用于電力、有線電視、保險、稅務、企業(yè)、超市等相關服務行業(yè)。

二．訊呼技術自動傳真系統特點：

技術先進本系統是基于計算機軟硬件技術和CTI系統技術。

實用性強界面友好，操作簡單，易于掌握；真正地減少了日常重復性工作量。

維護簡便系統提供相應的工具方便系統管理員對文件進行轉換管理，用戶可根據本單位的實際需要對系統進行設定和管理。

三、訊呼技術自動傳真系統功能：

地址管理：傳真地址管理簿用于管理聯系人信息

個性封面：您可以定制個性化的傳真封面

瀏覽器：在發(fā)送或接收傳真時可預覽和編輯，如插入文本，加上批注，加個印章等

實時監(jiān)控：有新傳真時，傳真實時監(jiān)控會自動提醒您有幾個新傳真要接收

集成郵箱：當您設定了此項功能后，接收到的傳真將會自動發(fā)送到您的電子信箱中

短消息提醒：在個人檔案中記錄了手機號碼，當有新傳真時，系統自動會發(fā)送一條短消息給您

語音導航：可以設置語音引導傳真功能，提升企業(yè)形象和提供傳真效果

傳真發(fā)送：定時發(fā)送、群發(fā)、失敗自動重新發(fā)送、傳真發(fā)送、斷點續(xù)傳和傳真索取等；

傳真接收：將接收到的傳真保存在服務器上或者自動分發(fā)到員工的傳真信箱

IP傳真：系統自動撥打IP電話建立呼叫，省去了長途費用

傳真管理：傳真文件統一建檔保存管理，可永久存放于服務器上

傳真日志：訊呼傳真服務器將接收和發(fā)送傳真的詳細信息記錄在服務器的數據庫中

票據訂單：票據或訂單可以通過傳真機或掃描儀導入到系統中，由系統自動發(fā)送出去

費用計算：每次傳真的費用詳細記錄并統計成報表

統計報表：員工發(fā)送，接收的傳真的次數時間等參數均可統計成報表

　　自動傳真系統在功能上完全取代了普通的傳真機，通過訊呼自動傳真系統，福田公安局在節(jié)省人力、物力的同時，更節(jié)省了辦公耗材，這無疑是對當前政府部門發(fā)展低碳經濟的倡導的積極響應。

CTI論壇編輯