應(yīng)變能力超強(qiáng)的呼叫中心現(xiàn)場管理
劉煜編譯 2011/11/28
一個(gè)呼叫中心的現(xiàn)場管理，就如同戰(zhàn)場上的戰(zhàn)力配置，如何運(yùn)籌帷幄、如何配置適當(dāng)?shù)娜肆Γ瑢⒃炀秃艚兄行牡倪\(yùn)作是否順暢的關(guān)鍵。因此，如同戰(zhàn)場上需有一個(gè)指揮官，呼叫中心會(huì)于每個(gè)時(shí)段設(shè)置一名值班主管，掌控現(xiàn)場的狀況。
值班主管為了維運(yùn)現(xiàn)場狀況，需持有最大支配人力的權(quán)力，依現(xiàn)場狀況，隨時(shí)調(diào)度及安排人力的配置，以提高每位人員的利用率；除人力的配置之外，值班主管如同部隊(duì)的值星官，尚需紀(jì)錄該時(shí)段的服務(wù)水平、系統(tǒng)異常與否、人力出缺勤狀況、訊息的布達(dá)、待追蹤事項(xiàng)等交接項(xiàng)目于工作日志內(nèi)，準(zhǔn)確地記錄所發(fā)生之人、事、時(shí)、地、物，除了讓下一時(shí)段的值班主管了解交接事項(xiàng)以做好因應(yīng)措施之外，尚可依據(jù)上一時(shí)段的服務(wù)水平，思考是否有調(diào)整人力的必要性，因此，工作日志的撰寫與交接，對于呼叫中心運(yùn)行有相當(dāng)大的實(shí)質(zhì)上的幫助。
另一方面，所謂“工欲善其事，必先利其器”，一個(gè)呼叫中心運(yùn)作順利與否，尚有一個(gè)重要的關(guān)鍵，那就是一套完善的管理監(jiān)控系統(tǒng)，如同人員須有一套客服系統(tǒng)，紀(jì)錄民眾的來電紀(jì)錄或反映事項(xiàng)，值班主管則是利用管理監(jiān)控系統(tǒng)，來了解人員是否充分被利用、服務(wù)民眾是否有瑕疵、甚至是現(xiàn)場的服務(wù)指標(biāo)是否有達(dá)到，都可確實(shí)掌握。
此外，除了以上述值班主管的配置、工作日志的建置、完善的監(jiān)控系統(tǒng)等方式，發(fā)揮現(xiàn)場管理的效力之外，尚需有一群二線支持人力，如同部隊(duì)的建置，除了要有指揮官、士兵、武器，當(dāng)然也要有副官、參謀等二線或是后援的人力，才能協(xié)助指揮官將管理、調(diào)度及支持力發(fā)揮到最大。
對于呼叫中心，二線人員的建置，不外是協(xié)助一線人員，如：客訴的處理、業(yè)務(wù)的咨詢，甚至是協(xié)助現(xiàn)場系統(tǒng)問題的排除等，完善的二線人員人力的建置，不論上對值班主管，或是下對一線人員，都有實(shí)質(zhì)的幫助；二線人員的建置，通常是依不同的呼叫中心需求有所調(diào)整，如：項(xiàng)目性質(zhì)的呼叫中心，視不同的業(yè)主，除要設(shè)有對于該項(xiàng)目業(yè)務(wù)有一定熟稔度的人員外，亦依需求可設(shè)置案件的審理人員，以確保案件陳述的正確性。
構(gòu)置一個(gè)具有一定應(yīng)變能力的現(xiàn)場管理單位，對于一個(gè)呼叫中心而言，是相當(dāng)重要的；雖然現(xiàn)場管理是屬于內(nèi)部管理的一部份，然確實(shí)掌握現(xiàn)場管理，將使進(jìn)線的民眾充分享有每一分的服務(wù)。
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