最近，蘋果和三星的專利糾紛已鬧得沸沸揚揚。蘋果指控三星在保存電子郵件等證物上存在過失，指控獲得法庭支持后，三星也隨即提出了反訴。
具體情況是：三星的郵件系統(tǒng)被設(shè)置為在兩周后自動刪除郵件，這就有“毀滅證據(jù)”的表現(xiàn)。當然三星也不甘示弱，指控蘋果可能刻意隱瞞了證據(jù)，因為蘋果提供的一段時間內(nèi)涉及某些專利的郵件中，沒有發(fā)自喬布斯的。這種現(xiàn)象被三星在反訴中指出是蘋果“刻意銷毀”對三星有利的證據(jù)。
不管是設(shè)置系統(tǒng)自動刪除郵件也好，還是手動刪除郵件也好，總之，郵件是沒了。不管是有些公司本就希望郵件消失也好，還是郵件消失并非本意也罷，總之，在訴訟中無法呈交完好的證據(jù)而被問責，那感覺一定不好過，更不用提消失的可能是對己方有利的證據(jù)了，很有可能直接導致敗訴。
可是在多年的從業(yè)經(jīng)驗中，我還真遇到了寧可敗訴也不交郵件證據(jù)的事情。那家公司的郵件其實是有備份的，只不過將備份恢復再進行甄別，挑出特定時期特定項目的幾封郵件，這一整個過程下來，首先所耗費人力物力的成本比敗訴所付罰金還要高，再者就算不計金錢成本，等證據(jù)郵件找齊，呈送證據(jù)有效期限也過了，還是要交罰金。于是那家公司橫下一條心，干脆交罰金算了。可是，誰知道這背后付出的聲譽等無形成本是多少呢。
算下來，不過是區(qū)區(qū)幾封郵件，但所牽扯的事情卻一個比一個麻煩：訴訟、證據(jù)、專利、法規(guī)……當法規(guī)要求郵件可為證據(jù)而必須妥善保存的時候，你是否想到郵件真的這么值錢？
在這種情況下，郵件如此值錢的原因不一定是它本身的內(nèi)容有多么重要，而是它沒有得到良好而專業(yè)的保存。在郵件系統(tǒng)里，不刪郵件是要崩潰的；放到備份里，找出郵件是昂貴的。想要良好而專業(yè)地合規(guī)保存，企業(yè)郵件歸檔系統(tǒng)（Enterprise Email Archive簡稱EEA）是不可或缺的。
針對訴訟，EEA能直接解決兩個問題。
一、合規(guī)保存所有郵件。國內(nèi)外都有相關(guān)法規(guī)對郵件保存做出了嚴格的規(guī)定，必須將郵件保存一定年限，保證郵件不被篡改。顯然郵件不可以在郵件服務器里保存若干年，否則服務器一定要崩潰了。這就需要專業(yè)的歸檔軟件將郵件全部歸檔到次級服務器中進行完整保存，即使郵件在郵件服務器上被刪也沒有關(guān)系，因為在經(jīng)過日志郵箱的那一刻，它就立即被歸檔了。這樣就不必擔心郵件丟失的問題。
二、快速查找所需郵件以響應緊迫的法律訴訟。之前提到從備份中查找郵件所耗人力物力和時間之多令人無法想象，而EEA中所具有的專業(yè)搜索功能能夠?qū)崿F(xiàn)對歸檔信息逐條和深入的搜索，在百萬封郵件中迅速查找出需要的郵件以響應緊迫的訴訟支持，從而可能避免幾百萬美元的投入或罰金，一款軟件能避免如此巨大的財務損失和可能帶來的聲譽損失，這也是令人無法想象的。
我們常聽到這樣一句話：由專業(yè)的人做專業(yè)的事。對于郵件合規(guī)保存來說，郵件歸檔系統(tǒng)（EEA）即為專業(yè)服務，這與備份等存儲不在同一領(lǐng)域。在當今國際化商業(yè)環(huán)境中，運用EEA保存郵件信息，做到防患于未然，才是英明的決策。