CTI論壇(ctiforum.com)2月1日消息（編譯/老秦）:通常情況下，聯(lián)絡中心的座席們會養(yǎng)成一些看似無害但卻會激怒顧客的習慣。這里Andrew Moorhouse提供了四個關(guān)鍵的例子。

　　我們經(jīng)常聽到一些關(guān)于座席為客戶提供額外服務的故事，但有時座席可能會做相反的事情，而忽略客戶的最大利益。

　　這可能是由于一系列的原因?qū)е碌�，比如當一個座席心情不好或者接近他們調(diào)崗的時候。

　　在這種狀態(tài)下，座席更有可能表現(xiàn)的很屈尊于客戶，但實際上卻什么都不做�？聪旅鎸嵗�：

　　重現(xiàn)當時的場景。一位上了年紀的客戶在她家門外忍受著爆裂的水管。這是一個20世紀60年代的半獨立式住宅，帶有一個小的前庭花園。泄漏似乎相當嚴重，空氣中冒出了18英寸的氣泡。水大多流到了街上，但現(xiàn)在已經(jīng)淹沒了她小徑上面的碎石，并開始淹上了前門的臺階。

　　這位客戶已經(jīng)在家里等了三個小時了，但自來水公司的人還沒有出現(xiàn)。隨著水的上漲，她的焦慮也在增加。

　　她從10點開始打電話，被告知某人“應該”在下午1點前到達，以解決問題。當水淹到她前門兩個臺階的第一個臺階時，她又打了電話，想知道為什么會這么慢。時間是12:51.

　　這是當時的一段對話。

　　你幾乎可以想象得到，當她說：“我們是一家非常大的公司”時，她的眼睛在轉(zhuǎn)動著。當然，客戶通常沒有以精確或簡潔的方式提供所需的信息，尤其是在壓力之下。但這不是這樣溝通的借口。

　　當座席在回避問題時，幾乎不可能找到最佳的解決方案。毋庸置疑的是，這樣解決問題的方式不可能獲得積極的顧客體驗。

　　另一個例子是當一個座席做了一個類似“公司政策”的聲明陳述時。這類聲明表明，座席只是想掛斷客戶的電話，但事實上，公司的政策不太可能侵犯基本的客戶期望。

　　因此，座席應該避免做這些陳述，而是說他們能做些什么，并盡量為客戶多做一些事情，提高他們的滿意度。

　　客戶喜歡得到建議，得到幾個可能的選擇；他們不喜歡被迫走唯一的一條路，他們希望在與聯(lián)絡中心的溝通時得到支持。

　　事實上，來自Blue Sky的研究發(fā)現(xiàn)，在客戶滿意度方面，似乎低績效呼叫處理的DNA之中與一點是緊密相連的。這一點就是這樣一句話：“我能做的唯一的事就是…”，結(jié)果，它使客戶瘋了。

　　這個聲明顯示了座席的堅持不懈和頑固不化，而不是考慮客戶的特殊需求。

　　下面是一個缺乏靈活性的例子，來自一家銀行。

　　一天，銀行接到一個來自每年大約有10萬英鎊存款重點客戶的電話，客戶試圖做一個簡單的直接借記切換，這樣他新的經(jīng)常賬戶成為他所有的賬單和直接借記業(yè)務的主要賬戶。下面是互動的結(jié)果：

　　公平地說，事情后來得到了澄清，座席是一個只有5個星期經(jīng)驗的新人，并沒有充分了解所有的規(guī)則、過程和系統(tǒng)。然而盡管這樣，另一個問題又出現(xiàn)了，為什么她被分配去照顧重點客戶？

　　像“我唯一能做的就是…”這樣的短語，不僅僅是銀行的座席在使用。事實上，它影響著許多聯(lián)絡中心。例如，一個愛爾蘭超市的客戶買了一只羊腿，回家時卻發(fā)現(xiàn)已經(jīng)過期了：

　　缺乏靈活性是由一種不完美的消極心態(tài)所造成的，反映了中心缺乏對一線座席的低水平授權(quán)（不鼓勵為客戶做正確的事情），以及座席缺乏正確理解客戶想要結(jié)果的能力（或缺乏欲望）。

　　僅僅同理心是不夠的。這個問題需要更深入地理解，這是完全缺乏問責和主人公態(tài)度的表現(xiàn)。

　　在全球范圍內(nèi)，“我們唯一能做的…”這句話已經(jīng)成為客戶失望和座席權(quán)利缺失的代名詞。

　　對時間尺度的模糊并不像逃避或缺乏靈活性那樣引人注目，但它會給客戶帶來巨大的挫敗感。

　　來自Blue Sky的觀察發(fā)現(xiàn)，許多座席落入了這個陷阱。他們的研究顯示，在整個行業(yè)中，聯(lián)絡中心座席明確提出了解決問題下一步的相關(guān)電話只有57%。

　　缺少時間安排往往伴隨著某些明顯的“模糊”詞匯，這些詞匯確實可以使客戶不滿，他們想要企業(yè)給他們確切的時間表。

　　想想這個現(xiàn)實生活中的例子，一個客戶發(fā)現(xiàn)她的家庭購物還沒有送到：

　　這種交互形式上表現(xiàn)為缺乏有效的確認和責任所有權(quán)，以及在客戶處于暫停狀態(tài)時沒有有效的指示。

　　但是使客戶失望的核心是時間表上缺乏明確性。很快是多快？永遠是多遠？客戶需要出門！在這個示例中，客戶在10分鐘內(nèi)又進行了一次非常不滿的呼叫。

　　在時間表上缺乏精確度會導致重復的聯(lián)絡。事實上，這占了一個企業(yè)中所有重復聯(lián)絡電話的32%。

　　盡管上面提到過，但我們并不是在玩推卸責任的游戲。座席可以盡全力做到最好。

　　實際上，他們很可能不相信在規(guī)定的時間內(nèi)，他們的同事會在工作的過程中完成使命，因此他們的不明確語言是防止客戶進一步抱怨的一種方式。不幸的是，它只會導致一個非常不令人滿意的呼叫，進一步降低他們的工作效率。

　　但是，有哪些例子表明，座席們在時間表上非常精確，并讓客戶放心呢？

　　下面是一個有效的例子，一個財富100指數(shù)的自來水公司的例子：

　　“好吧，先生，現(xiàn)在已經(jīng)為您確認了。我們維修的最長時間是五天，這是最大的時間尺度。如果能夠修好，就沒問題。如果不能，我們就會要求承包商來為您更換，更換的最長期限是30天。”

　　起初，這似乎與避免含糊不清相矛盾。但這是另一個極端，讓客戶得到很多無法理解的細節(jié)，對客戶來說同樣是一種強烈的刺激。

　　考慮一下這種互動，再一次從一家水務公司記錄的真實互動中獲取的，作為一個例子，說明過度分享會使客戶感到困惑，從而使客戶感到沮喪。

　　不清晰，對吧？有帳單功能的聯(lián)絡中心可能希望檢查他們的座席是否對數(shù)字有太大的興趣，可是這樣會轉(zhuǎn)嫁到客戶的身上。這是學者們所說的“知識的詛咒”，它對于客戶來說是一劑猛藥，會產(chǎn)生劇烈的痛苦。

　　相比之下，在上面的例子中，有一個典型的呼叫處理程序，它直觀地把所有的數(shù)字都加起來，使其對客戶來說很簡單。

　　在上述類似的情況下，座席可以簡單地解釋說：“如果我們撇開了所有的債務，你將每月支付15英鎊，但由于債務原因，你明年每月需要支付30英鎊。”

　　這種行為已經(jīng)被稱為“ABC會計”，當在60人的計費團隊中推廣后，客戶滿意度得到了29.6%的改進，賬單投訴減少了14.2%。

　　在與這家英國水務公司合作時，BlueSky發(fā)現(xiàn)，“知識的詛咒”并不僅僅與賬單部門相關(guān)。在整個企業(yè)中，現(xiàn)場工程師和客服顧問用TMI（Too Much Information--太多的信息）迷惑了客戶。

　　如果有100位座席被問及他們是否會用自己的風格來迎合客戶，他們中有近100人可能會舉手。但是如果座席們被問及他們是如何調(diào)整給客戶的信息的，那么毫無疑問，你得不到任何結(jié)果。

　　雖然聯(lián)絡中心可能會有一些激勵的海報，建議座席們“做一個變臉的人”、“迂回你的風格”或“調(diào)整你的方法”，但在實踐中，座席們很少會理解這意味著什么。

　　簡單的答案是：我們需要更新我們培訓銷售和服務人員的方式，并且非常清楚哪些行為必須不惜一切代價加以避免。

　　雖然許多聯(lián)絡中心都有一個“呼叫質(zhì)量”團隊來監(jiān)測電話，但他們幾乎完全專注于監(jiān)控程序的遵守和法律的遵守情況。團隊領(lǐng)導者會把他們自己所學到的東西傳遞到他們自己的感知中，這樣就會使破壞性的行為延續(xù)下去。

Andrew Moorhouse

　　如果企業(yè)分析他們的電話內(nèi)容，以確定他們的優(yōu)秀員工的不同做法，然后再將其反饋到培訓中，那該有多有效？

　　不要逃避。不要死板。不要對時間表含糊其辭。不要過分展現(xiàn)兄弟情誼跟客戶過度分享細節(jié)信息。

　　這四種規(guī)則并不一定會改變你的企業(yè)--客戶關(guān)系比這更復雜。但是，如果被忽視，這些習慣可能會開始慢慢地蔓延到聯(lián)絡中心的地板上，一發(fā)而不可收拾。

　　感謝Blue Sky的Andrew Moorhouse。