中國勘察設(shè)計協(xié)會理事長施設(shè)近期也表示：勘察設(shè)計企業(yè)一定要注重發(fā)展模式的轉(zhuǎn)型與產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，將業(yè)務(wù)管理協(xié)同化，不斷優(yōu)化配置，將資源在系統(tǒng)中整合，從而推動內(nèi)部組織的調(diào)整，適應(yīng)時代的發(fā)展。
業(yè)務(wù)如何提效、創(chuàng)新、協(xié)同？作為中國勘察設(shè)計行業(yè)翹楚，中國建筑西南勘察設(shè)計研究院有限公司（以下簡稱“西勘院”）從招投標(biāo)管理和商機(jī)管理兩個層面詮釋了“管理協(xié)同化”的奧秘。自2016年聯(lián)手中國協(xié)同管理軟件領(lǐng)導(dǎo)廠商致遠(yuǎn)互聯(lián)以來，西勘院的“管理協(xié)同化”進(jìn)程可謂一路馳騁。用西勘院信息部余健的話說，那就是“善協(xié)同得天下，攜致遠(yuǎn)通四海。”
數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率95%以上，商機(jī)管理提高業(yè)務(wù)運(yùn)營效率
西勘院隸屬于世界500強(qiáng)企業(yè)之一的中國建筑股份有限公司，自1956年成立以來，西勘院先后完成了包括四川電視塔、成都地鐵、昆明新機(jī)場、成都雙流機(jī)場、成都新機(jī)場、上海迪士尼等大批國家重點(diǎn)工程在內(nèi)的項目上萬個，經(jīng)營領(lǐng)域拓展至印度、緬甸、泰國、阿聯(lián)酋、香港、赤道幾內(nèi)亞等國家和地區(qū)。但是西勘院的信息化管理卻一度成為業(yè)務(wù)擴(kuò)張的滯礙。
余健表示，“信息化管理是我們多年來的一大難題，在沒有上致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)之前，很多工作都是靠人工，很大程度上耽誤了項目的進(jìn)程，我們院領(lǐng)導(dǎo)也早就想到要上一套信息化管理系統(tǒng)，但是市面上適合我們西勘院特色的成熟的管理系統(tǒng)并不好找。要么操作起來太復(fù)雜，要么拓展性不靈活，給領(lǐng)導(dǎo)層帶來諸多不便。我們勘察設(shè)計行業(yè)的項目管理有一個鮮明的特性，那就是半徑長、幅度大，公司領(lǐng)導(dǎo)層對系統(tǒng)提出了三點(diǎn)要求：一是配置靈活，能夠滿足企業(yè)極速擴(kuò)展新需求，滿足企業(yè)管理變化，保障企業(yè)發(fā)展速度；二是操作簡便，人人可用，人人會用，輕松實現(xiàn)全員參與管理；三是運(yùn)維方便，業(yè)務(wù)配置前端化，無需停機(jī)變更修正即時生效。致遠(yuǎn)協(xié)同恰恰吻合我們的這幾點(diǎn)管理訴求。”
致遠(yuǎn)互聯(lián)到底是如何解決西勘院的管理難題的呢？
余健進(jìn)而表示：“此前，項目管理、合同管理、費(fèi)用管理、投標(biāo)管理等傳統(tǒng)管理過程，需要多平臺操作，給管理帶來了諸多不便和損耗，我們的第一個初衷，就是打破管理邊界、統(tǒng)一信息平臺。我們以致遠(yuǎn)協(xié)同為基礎(chǔ)，以業(yè)務(wù)生成器為工具打造平臺統(tǒng)一的業(yè)務(wù)應(yīng)用集群，避免過程中用戶需在多個系統(tǒng)中處理工作的處境，實現(xiàn)縱向業(yè)務(wù)流程與橫向?qū)徟鞒滔嘟Y(jié)合的管理手段�，F(xiàn)在，項目管理、合同管理、費(fèi)用管理、投標(biāo)管理等業(yè)務(wù)應(yīng)用集群，都可以集中在致遠(yuǎn)協(xié)同管理平臺處理。”
統(tǒng)一平臺、打破邊界
以客戶信息管理為例，客戶信息對一個企業(yè)的重要性人人皆知，但是如何管理客戶信息卻不是人人能做好的。尤其是勘察設(shè)計行業(yè)，一個項目運(yùn)營人員往往要同時管理好幾個甚至幾十個項目。在項目管理的過程中，再能干的人也難免有遺漏。在西勘院以前就經(jīng)常出現(xiàn)這樣的情況：由于項目類別的不同，當(dāng)同一個人在管理多個項目時，項目運(yùn)營人員經(jīng)常會因為審核不充分，信息不能實時傳導(dǎo)，導(dǎo)致多個運(yùn)營人員登錄同一個項目，甚至導(dǎo)致項目公文的丟失；在上線致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)之后，就杜絕了這種情況的發(fā)生，即使遇到重復(fù)的內(nèi)容，管理層也能通過開會協(xié)商來解決。
西勘院-客戶信息管理
使用致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)定制的商機(jī)管理系統(tǒng)，員工從填寫數(shù)據(jù)單到報給上級單位，都可以實時在系統(tǒng)中記錄，項目中需要對接的客戶信息也可以實時共享。以前，如果企業(yè)員工出差在外，項目管理內(nèi)容的登記需要打電話委托給別人負(fù)責(zé)，使用致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)后，企業(yè)員工可以及時將業(yè)主信息錄入備案，并可隨時針對客戶信息進(jìn)行維護(hù)，針對客戶的不同價值等級進(jìn)行建檔，方便管理層決策。
以前，因為地域的影響，子公司上報數(shù)據(jù)到總公司，至少需要半個多月的時間，有時甚至需要一個月，這在很大程度上耽誤了項目的進(jìn)展和實施，在上線致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)之后，公司可以直接在系統(tǒng)里完成對項目的交接和匯報，按照固有的標(biāo)準(zhǔn)流程運(yùn)行，僅需2-3天就可以核對完所有數(shù)據(jù)。根據(jù)上報數(shù)據(jù)，管理層可以用不超過一周的時間來審批項目情況，審批所有流程之后，系統(tǒng)會根據(jù)項目的時間順序排版，并每隔半個月反饋一次給對應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)，項目匯報數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性都在95%以上。
“隨需定制”，招投標(biāo)管理增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力
致遠(yuǎn)互聯(lián)針對西勘院經(jīng)常需要投標(biāo)的情況，定制了企業(yè)的項目投標(biāo)管理，從對投標(biāo)文件的審批，到對投標(biāo)項目的成分、預(yù)算等進(jìn)行分析，形成投標(biāo)檔案及項目投標(biāo)商務(wù)策劃結(jié)論意見表，并對投標(biāo)文件進(jìn)行審批，保障投標(biāo)順利執(zhí)行。
西勘院-招標(biāo)管理邏輯
西勘院-招標(biāo)管理
西勘院每天要處理幾十個標(biāo)書，由于市場標(biāo)準(zhǔn)都趨于一致，以前登記錄入的時候，無法進(jìn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)來審核，現(xiàn)在依靠致遠(yuǎn)互聯(lián)定制的投標(biāo)管理系統(tǒng)，中標(biāo)情況、競爭對手的信息統(tǒng)計等投標(biāo)信息都可以在系統(tǒng)中及時共享，領(lǐng)導(dǎo)可以從多個維度來判斷，從而減少商務(wù)策劃上的風(fēng)險，提高整體處理標(biāo)書的能力。
當(dāng)投標(biāo)結(jié)束后，利用致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，西勘院還可開展成本管理，將不同階段的成本記錄在案，編制成本計劃，等到項目完結(jié)之后，再分別對項目運(yùn)行中的分包成本、分供成本、其他直接成本、安全生產(chǎn)成本、間接成本等統(tǒng)一匯總，記錄進(jìn)合同檔案中，從而結(jié)算總盈利收入，極大提高了西勘院在費(fèi)用控制上的能力。另外，根據(jù)致遠(yuǎn)協(xié)同系統(tǒng)，財務(wù)部門可以一目了然的查看旗下公司的總金額和各項成本支出、收入以及每個月的可支配收入，方便財務(wù)部門和管理層進(jìn)行費(fèi)用預(yù)算評估和費(fèi)用控制，為領(lǐng)導(dǎo)層提供資金鏈管理的決策參考。
西勘院-成本計劃編制表
因為在日常的項目投標(biāo)和方案執(zhí)行上，標(biāo)書的審核和簽訂不能由領(lǐng)導(dǎo)逐一通知到下屬企業(yè)，每個項目的負(fù)責(zé)人常常因為自己負(fù)責(zé)的項目過多，不知道具體業(yè)務(wù)的負(fù)責(zé)人是誰，沒有進(jìn)度提醒，很容易耽誤業(yè)務(wù)進(jìn)度，經(jīng)常是上報了信息卻無法及時有效的進(jìn)行管理，領(lǐng)導(dǎo)層不能實時了解項目的進(jìn)度和運(yùn)營情況，下一步的跟進(jìn)也就不能有效執(zhí)行。致遠(yuǎn)互聯(lián)根據(jù)西勘院的這種特殊情況，定制了業(yè)務(wù)模擬器，系統(tǒng)會在檔案生成上報之后，自動設(shè)置時間提醒。根據(jù)業(yè)務(wù)的上報時間和流程時間，系統(tǒng)分一周、半個月、一個月的期限來設(shè)置提醒時間。每到項目提醒時間，系統(tǒng)就會通過手機(jī)、郵箱等移動應(yīng)用，第一時間發(fā)送到相關(guān)負(fù)責(zé)人，保證信息的時效性。此外，系統(tǒng)還可以及時將項目進(jìn)度保存在檔案中，方便業(yè)務(wù)人員將信息反饋給下屬員工和上級領(lǐng)導(dǎo)。
“總體來說，我認(rèn)為致遠(yuǎn)協(xié)同對我們來說不僅是管理工具，更為我們輸出了一套管理邏輯，而這個邏輯恰恰與西勘院的訴求不謀而合。基于致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)，我們堅持以業(yè)務(wù)驅(qū)動管理，在業(yè)務(wù)開始到結(jié)束的全過程中，設(shè)計制作了多個相對獨(dú)立但又互有聯(lián)系的功能管理模塊，解決傳統(tǒng)管理中信息人工流轉(zhuǎn)、效率低、流程不規(guī)范、最終審批結(jié)果無法追蹤和落實等問題，幫助企業(yè)提升整體競爭力、實現(xiàn)精細(xì)化管理。”余健表示。
堅持業(yè)務(wù)驅(qū)動 全生命周期管理
作為央企，西勘院希望未來致遠(yuǎn)互聯(lián)可以在定制化方面繼續(xù)深耕，比如能開發(fā)一套軟件，第一時間將國家領(lǐng)導(dǎo)的精神和政策呈現(xiàn)在系統(tǒng)中，方便企業(yè)進(jìn)行實時播報。同時，通過不斷的升級換代，致遠(yuǎn)協(xié)同管理系統(tǒng)能將西勘院自主研發(fā)的軟件應(yīng)用進(jìn)行全面集成，更好地順應(yīng)時代發(fā)展，面向美好未來。
